Afdelingens årsmøde

Afdelingens årsmøde er den formelle ramme om bestyrelsens årlige møde med medlemmerne inden for afdelingens område. Det formelle formål er, at medlemmerne ved en demokratisk proces vælger nogle særligt engagerede medlemmer til at varetage foreningens lokale interesser frem til næste årsmøde. Uformelt er årsmødet en god anledning til at møde medlemmerne og fortælle om alt det vigtige arbejde i afdelingen og muligvis få nye interesserede aktive til at melde sig.

Få et stort fremmøde

De fleste afdelinger gør meget ud af at få flest muligt til at møde op til årsmødet. Først og fremmest ved, at der i sammenhæng med årsmødet bliver afholdt spændende foredrag eller arrangeret dejlige ture og håbe på at folk bliver hængende til de formelle procedurer ved årsmødet.
► Årsmøder kan ses på www.dn.dk/ture (søg på Årsmøde)

Selve annonceringen af ​​årsmødet sker traditionelt i Natur og Miljø og på DN's hjemmeside - både dn.dk og afdelingens lokale hjemmeside. Samtidig er der mange afdelinger, der udsender et nyhedsbrev, hvor de fortæller om årsmødet.
► Annoncering af årsmødet
► Se hvordan du udsender nyhedsbrev eller mail om årsmødet

Årsmødet i DN's afdeling er en lokal begivenhed og derfor godt stof for de lokale medier. Send en pressemeddelelse. Skriv om de vigtigste emner i afdelingens årsberetning - kort, præcist og helst positivt. Lav „grydeklare“ historier - så er chancen for optagelse størst.
► Læs om, hvordan du laver en pressemeddelelse

Få opbakning og måske nye frivillige

Årsmødet består blandt andet af en årsberetning, hvor det er vigtigt at fortælle om afdelingens arbejde på en måde, så de fremmødte medlemmer oplever, 1) at deres medlemskontingent er godt givet ud, og 2) at det lokale arbejde er nødvendigt og spændende, og eventuelt 3) at de selv får lyst til at deltage i arbejdet for naturen.

Mangler afdelingen nye frivillige til at løse konkrete opgaver, kan det netop være ved årsmødet, at man skulle prøve at rekruttere til disse opgaver. Der er lavet skabeloner på web-stillingsopslag, som man kan lade sig inspirere af.
► Se webskabelonerne her

Hav styr på formaliteterne

Det formelle formål med årsmødet er, at medlemmerne ved en demokratisk proces vælger nogle særligt engagerede medlemmer til at varetage foreningens lokale interesser frem til næste årsmøde. Der er en række formelle detaljer, som omkring årsmøderne, som fremgaar af forretningsordenen for afdelingsbestyrelser, §§ 13-16. Visse spørgsmål beror dog på tolkning af vedtægter og forretningsordener eller på praksis. Organisationsudvalget har lavet en vejledning, som giver svar på en lang række spørgsmål om, hvordan man håndterer formaliteterne.
► Se Organisationsudvalgets vejledning til årsmøder her

Registrering af medlemsoplysninger

DN's medlemsliste er omfattet af Persondataloven og Markedsføringsloven. Det grundlæggende krav til databehandling er, at det skal stå klart, hvilket formål oplysningerne skal bruges til. Når man melder sig ind i DN står det klart, at oplysninger om ens adresse vil blive brugt, så man kan modtage foreningens blade, kontingentopkrævninger og information om mulighederne for at støtte foreningens arbejde - aktivt såvel som økonomisk. Endvidere bestemmer foreningens vedtægter, at man som registreret medlem med medlemsnummer af DN er valgbar og stemmeberettiget til foreningens årsmøder. Derfor skal bestyrelsesformanden have en medlemsliste.

Vores medlemmer må forvente, at vi behandler oplysninger om deres medlemskab fortroligt, og derfor kun benytter deres adresse i sammenhæng med foreningens aktiviteter som beskrevet ovenfor.

Hvert medlem bliver ved indmeldelsen tilknyttet den afdeling, som svarer til medlemmets bopælskommune. Et medlem kan dog vælge at overflytte sin stemmeret og valgbarhed til en anden afdeling.
Overflytningen gælder i mindst et år frem. Medlemmet har dog først stemmeret og er valgbar to måneder efter indmeldelse/overflytning.

I forbindelse med afdelingens årsmøde modtager bestyrelsesformanden automatisk en medlemsoversigt.

DN kan levere elektroniske medlemslister samme dag som de bestilles. Dette øger serviceniveauet – men også mulighederne for misbrug af medlemsadresserne. Medlemslisterne må kun udleveres til bestyrelsesformanden og kun til et aftalt formål. Senest 3 uger efter modtagelse af medlemslisten skal formanden slette filen. Bliver medlemslisten leveret på papir, skal den destrueres på en måde, så den ikke kan falde i hænderne på uvedkommende.