Vejledning fra Organisationsudvalget

Det formelle formål er, at medlemmerne ved en demokratisk proces vælger nogle særligt engagerede medlemmer til at varetage foreningens lokale interesser frem til næste årsmøde. Uformelt er årsmødet en god anledning til synliggørelse og dialog. Dette er Organisationsudvalgets vejledning i at få styr på afdelingens årsmøde.

• Denne vejlednings formelle status
• Stemmeret og valgbarhed
• Kontrol af medlemskab
• Ikke-medlemmer på årsmødet
• Dagsorden, årsberetning og dirigent
• Stemmesedler, stemmeudvalg og valghandling
• Konstituering og rapportering
• Flere medlemmer til årsmødet

De fleste årsmøder forløber stille og roligt - nogen vil måske mene, at de er for stille. Men hvis der er store lokale konflikter, er årsmødet - naturligt nok - ofte anledningen til, at de forskellige interesser tørner sammen. Det kan dreje sig om forskellige fløje inden for bestyrelsen, eller det kan dreje sig om udefra kommende forsøg på "kup". I de situationer er det vigtigt at have styr på alle de formelle detaljer, der regulerer den demokratiske proces på årsmødet.

Det er det primære formål med denne vejledning. Det andet formål er at give nogle gode råd om, hvordan vi får flere medlemmer til at deltage i årsmøderne. De gode råd følger sidst i vejledningen.

Denne vejlednings formelle status
Vejledningen om de formelle detaljer skal ses i forlængelse af forretningsordenen for afdelingsbestyrelser, §§ 13-16. De fleste formelle detaljer omkring årsmøderne fremgår heraf og er således ikke til diskussion, idet de jo er besluttet af foreningens højeste myndighed, Repræsentantskabet. Visse spørgsmål beror dog stadig på tolkning af vedtægter og forretningsordener eller på praksis. For disse spørgsmål har denne vejledning en svagere juridisk status. Nemlig – på godt og ondt – den status, der følger af:

- at vejledningen er udtryk for den måde, man gennem mange år i praksis har handlet i de fleste lokalkomiteer/afdelinger, og
- at den er Organisationsudvalgets bedste bud på en operativ og demokratisk håndtering af spørgsmålene.

Stemmeret og valgbarhed
Der er fem ofte stillede spørgsmål i forbindelse stemmeret og valgbarhed til årsmøderne:

Hvem er valgbare? Det er personlige medlemmer af DN. Organisationer, institutioner, firmaer mv. kan også være medlemmer af DN, men de er ikke valgbare. Det fremgår af vedtægternes § 3, stykke 2 - som siger: "Kun personlige medlemmer kan indvælges i foreningens styrende organer".

Skal man være til stede for at blive valgt? Nej. Forretningsordenen for afdelingsbestyrelser § 13, stykke 3: "Det er muligt at stille op til valget til bestyrelsen uden at være til stede på årsmødet, hvis kandidaten har meddelt sit kandidatur til bestyrelsens formand". Og det er nok at gøre det mundtligt.

Hvem har stemmeret? Det har personlige medlemmer, "der står på medlemslisten eller på anden måde kan dokumentere, at de har betalt kontingent inden for det sidste år fra årsmødedatoen" – citat fra forretningsordenen for afdelingsbestyrelser § 13, stykke 1. Om kontrol af medlemskab: Se nedenfor.

Kan der stemmes ved fuldmagt? Nej. Det fremgår af vedtægternes § 3, stykke 3.

Hvad med andre medlemmer af husstanden? Vedtægternes § 3, stykke 3 siger, at der er én stemme "for den hvis navn er anført på medlemslisten". Problemstillingen er relevant bl.a. disse i situationer:
Flere medlemmer af husstanden, f.eks. mand og kone, deltager i årsmødet, men husstanden har kun ét medlemskab. Bestemmelsen praktiseres sådan, at der udleveres én stemmeseddel til mand og kone i fællesskab, og at de selv vælger, hvem af dem, der skal stemme.

Husstanden har kun ét medlemskab, og der deltager kun ét medlem af husstanden, men det er det hjemmeblevne medlems navn, der står på medlemslisten. Bestemmelsen praktiseres sådan, at der – uanset vedtægternes formulering - udleveres en stemmeseddel til det deltagende medlem, forudsat at vedkommende kan dokumentere tilhørsforholdet til husstanden. Begrundelsen er, at det er tilfældigt, om det er konen, manden eller begge, som er anført på medlemslisten. Formuleringen i vedtægterne sigter på at adskille den her beskrevne situation fra følgende situation:

Flere medlemmer i husstanden – typisk manden og konen – ønsker stemmeret. Det kræver efter vedtægternes § 3, stykke 3, at der er tegnet et tilsvarende antal supplerende husstandsmedlemskaber. Hvis f.eks. konen er opført på medlemslisten med ordinært medlemskab, og hvis manden også ønsker stemmeret, skal han kunne dokumentere, at han er "supplerende husstandsmedlem".

Kontrol af medlemskab
Udgangspunktet for kontrol af medlemskab er forretningsordenens § 13, stykke 1, som lyder: "Stemmeberettigede på årsmødet og valgbare til lokalkomiteen er personer, der står på medlemslisten eller på anden måde kan dokumentere, at de har betalt kontingent inden for det sidste år fra årsmødedatoen." I tilspidsede situationer er der brug for at præcisere vendingen "står på medlemslisten" og vendingen "inden for det sidste år fra årsmødedatoen".

Det er praksis at give stemmeret til personer, der opfylder et af følgende kriterier:

1. Er opført på medlemslisten, som sendes til bestyrelsesformanden 2 uger før årsmødet.
2. Viser kvitteret medlemsgiro, udskrevet fra DN's medlemssystem – også hvis indbetalingen er sket på dagen for årsmødet.
3. Viser kvitteret indbetalingskort fra posthus eller bank – også hvis indbetalingen er sket på dagen for årsmødet.
4. Viser en elektronisk udskrevet kvittering for kontingentbetaling via DN's hjemmeside – også hvis indbetalingen er sket dagen for årsmødet.
5. Viser betalingsoversigt fra pengeinstitut/BetalingsService udvisende kontingentbetaling til DN.
6. Viser medlemskort for livsvarigt medlemskab.

Hvis formanden ønsker det, kan der endvidere indbetales medlemskontingent til bestyrelsesformanden på mødestedet for årsmødet, før mødet (dagsordenen) påbegyndes. I så fald afregnes efterfølgende med Medlemsservice i DN's Sekretariat. Muligheden for direkte betaling på mødestedet skal betragtes som en ekstra service, som formanden kan vælge at yde eller lade være med at yde. I givet fald skal det selvfølgelig gælde alle – såvel "venner" som eventuelle "fjender".

Ikke-medlemmer på årsmødet
Årsmøderne er i sagens natur primært for de lokale medlemmer. Men praksis er, at også ikke-medlemmer kan være til stede, og at de kan udtale sig, hvor det er relevant. Det er der fordele og ulemper ved.
Fordelen er, at det sender et signal om åbenhed – den åbenhed, som DN kræver af myndigheder og politikere, og som præger hele foreningens indre liv. Desuden kunne man forestille sig, at ikke-medlemmer kunne blive inspireret til at melde sig ind!

Ulempen er en risiko for, at eventuelle ”urostiftere” vil forsøge at forstyrre eller ødelægge årsmødets gennemførelse. I sådanne situationer er det dirigentens opgave at håndtere problemet under anvendelse af normal mødeskik og de beføjelser, som ligger i dirigenthvervet.

Dagsorden, årsberetning og dirigent
Dagsorden for årsmødet skal udformes i overensstemmelse med vedtægternes § 5 stk. 4. Der er tale om en "minimumsdagsorden", som mindst skal indeholde følgende punkter:

1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens årsberetning
3. Valg af medlemmer og suppleanter til bestyrelsen
4. Forslag fra medlemmerne
5. Eventuelt.

Dagsordenen kan udbygges med emner, som bestyrelsen finder relevante for det konkrete møde.

Efter at have budt velkommen fremsætter formanden afdelingens forslag til dirigent. Det kan være en person i bestyrelsens netværk, som er kyndig og myndig i mødeledelse. Eller det kan være en kollega fra en naboafdeling. Hvis der er optræk til konflikt, kan det være en god idé at bruge en af foreningens to organisationskonsulenter. De er meget kompetente til mødeledelse og konflikthåndtering, og de har meget stor DN-erfaring fra hele landet. De har også meget travlt – derfor er det i givet fald en rigtig god idé at lave en aftale med dem, før årsmødet annonceres.

Formanden leder valget af dirigent og giver derefter ordet til vedkommende. Dirigenten skal herefter nævne, hvordan og hvornår medlemmerne er blevet indkaldt til årsmødet, og konstatere, at vedtægternes krav om et varsel på mindst 14 dage er overholdt, og at dagsordenen ligeledes er i overensstemmelse med vedtægterne.

Bestyrelsens årsberetning er i henhold til forretningsordenens § 16, stykke 1 et oplæg til debat mellem bestyrelsen og deltagerne i årsmødet. Det betyder, at bestyrelsen ikke kan væltes gennem ikke-godkendelse af årsberetningen – som det også udtrykkeligt fremgår af § 16, stykke 2. Bestemmelsen er en sikring mod "kup"-forsøg.

Tilsvarende gælder om eventuelle forslag fra medlemmerne under standard-dagsordenens punkt 4. Hvis en afstemning om et (rettidigt fremsat) medlemsforslag går bestyrelsen imod, er det op til bestyrelsen at drage konsekvensen.

Forretningsordenens § 16, stykke 3 indeholder denne bestemmelse om årsberetningen: "Et flertal på årsmødet med en afvigende opfattelse i forhold til bestyrelsen kan kræve en bemærkning herom indføjet i bestyrelsens årsberetning." Det nye stykke giver en velorganiseret opposition mulighed for at markere sig uden at kunne vælte bestyrelsen. Det kan være en lynafleder i en situation, hvor det er bestyrelsen, der har "ret". Eller det kan være en anledning til eftertanke for bestyrelsen i en situation, hvor det er oppositionen, der har "ret".

Når beretningen er afholdt, sætter dirigenten den under debat. Når dirigenten skønner, at der ikke kan tilføjes mere til debatten, og efter at formanden og andre medlemmer af bestyrelsen har haft lejlighed til at svare, afslutter dirigenten dette punkt ved at konstatere, at årsberetningen er taget til efterretning med de faldne bemærkninger.
Hvis der under årsmødet fremsættes krav om, at bestyrelsen helt eller delvis skal træde tilbage, er bestyrelsen ikke er forpligtet til at følge en sådan opfordring. Det skyldes, at to tredjedele af bestyrelsens medlemmer er forpligtet over for det årsmøde, som valgte dem for ét henholdsvis to år siden. Derimod har det aktuelle årsmøde mulighed for ved den efterfølgende valghandling at opstille og vælge kandidater, som under præsentationen er i overensstemmelse med de holdninger, som årsmødet netop har givet udtryk for.

Stemmesedler, stemmeudvalg og valghandling
Stemmesedlen er normalt et blankt stykke papir – gerne farvet, så det under en eventuel håndsoprækning kan bruges til at adskille stemmeberettigede fra ikke-stemmeberettigede. Der stemmes ved, at man skriver et antal kandidatnavne på stemmesedlen. Der skal derfor i lokalet være mulighed for at skrive kandidaternes navne på en tavle eller lignende.

Afstemninger afgøres - som foreskrevet i forretningsordenens § 14 - ved simpelt flertal. Hvis der skal vælges 3 medlemmer til bestyrelsen, kan man skrive indtil 3 kandidatnavne på stemmesedlen. Den er gyldig med ét, to eller tre navne anført. Hvis der skal vælges 2 medlemmer til afdelingen, kan man skrive indtil 2 kandidatnavne på stemmesedlen. Den er gyldig med ét eller to navne anført. En stemmeseddel, hvor ingen navne er anført, er en gyldig (blank) stemmeseddel.

Ovennævnte stemmeprocedure er praksis i alle valgte forsamlinger i DN, herunder Repræsentantskabet. Men den er ikke beskrevet i vedtægter eller forretningsordener. Til gengæld er den identisk med den procedure, som anbefales af Danmarks store "guru" i dirigenthvervet, Kristian Mogensen ("Håndbog for dirigenter", 2. udgave, 1998, side 175, kapitlet om afstemningsmetoder ved kampvalg).

Årsmødet vælger - hvis en afstemning forventes at blive aktuel - et stemmeudvalg på mindst 2 medlemmer. Kandidater til bestyrelsesvalget eller medlemmer af deres husstand, kan ikke indgå i stemmeudvalget. Udvalget opgør antallet af afgivne gyldige stemmer på hver kandidat og opgiver afstemningsresultaterne til dirigenten. I tvivlsspørgsmål afgør udvalg og dirigent i forening, om en stemmeseddel er ugyldig.

Dirigenten skal lede valghandlingen, herunder:

1. oplyse om det antal kandidater, der skal vælges,
2. indhente forslag til kandidater,
3. fastslå, om de foreslåede kandidater er villige til at modtage valg,
4. fastslå, om kandidaterne er valgbare,
5. forestå en præsentation af samtlige kandidater,
6. instruere forsamlingen om, hvorledes afstemningen foregår (herunder oplyse om antallet af navne, der gyldigt må påføres stemmesedlen),
7. sørge for, at alle kandidatnavne er tydeligt noteret på en tavle eller lignende,
8. umiddelbart før afstemningens start oplæse navne m.v. på samtlige kandidater,
9. forestå afgørelse af tvivlsomme stemmesedlers gyldighed i samarbejde med stemmeudvalget,
10. ved stemmelighed sørge for, at der bliver gennemført lodtrækning,
11. meddele valgresultatet til forsamlingen.

Konstituering og rapportering
Konstitueringen af bestyrelsen er detaljeret beskrevet i forretningsordenens §§ 17-18. Det anbefales at holde det konstituerende bestyrelsesmøde i forlængelse af årsmødet (hvis hele bestyrelsen er til stede) eller meget hurtigt derefter.
Så snart den nye sammensætning af afdelingsbestyrelsen foreligger, skal DN's Sekretariat have besked. I løbet af en uge, vil den nye sammensætning blive registreret i medlemssystemet, og nye medlemmer vil få et velkomstbrev og en indbydelse til grundkursus mv.

Flere medlemmer til årsmødet
Årsmøderne i DN hører statistisk set ikke til blandt de mest velbesøgte lokale arrangementer. Det kan der være mange årsager til, f.eks.:

• at man er tilfreds med bestyrelsens arbejde og derfor ikke har noget ønske om at ændre ved dens sammensætning,
• at man i hjertet er støtte-medlem - dvs. at man støtter DN, men at man prioriterer sin tid og sit engagement til noget andet,
• at man muligvis har lyst til at deltage i det lokale arbejde, men ikke vil binde sig til tre år - hvad man jo "risikerer" at blive valgt til, hvis man møder op til årsmødet,
• at man muligvis har lyst til at deltage i det lokale arbejde, men at afdelingen ikke arbejder med lige præcis det, man selv interesserer sig for,
• at man har erfaring for, at årsmødet er kedeligt,
• at man ikke véd, at der er årsmøde,
• at man ikke véd, hvad afdelingen laver,
• at man ikke véd, at der findes en afdelingsbestyrelse i ens kommune.

Nogle af årsagerne kan afdelingen gøre noget ved. Andre ikke. Her er nogle gode råd:

1. Vær synlig i den lokale debat
En synlig afdeling er den vigtigste forudsætning for et godt fremmøde til årsmødet. Sørg for at komme flittigt i de lokale medier i månederne op til årsmødet. Profilér DN lokalt på en sag, som folk forstår og kan se perspektivet i.

2. Fokusér på lokale sager
Medlemsundersøgelser viser, hvad vi skal gøre for at være synlige lokalt: Vi skal styrke den lokale kommunikation om truslerne mod den lokale natur og om DN's lokale arbejde for at redde den. Vælg en vigtig og gerne positiv eller kontroversiel lokal sag, som afdelingen har arbejdet med det forløbne år. Gør den til tema for årsmødet. Få en lokal embedsmand eller politiker til at holde et indlæg om sagen og deltage i en paneldebat om den.

3. Vær i god tid
Annoncering af årsmødet foregår nu på DN's hjemmeside med en frist på mindst 14 dage, hvorved man undgår de lange deadlines, der tidligere var for annoncering i Natur og Miljø. Alligevel er det en rigtig god idé at udvise rettidig omhu:

• Der skal laves eventuelt aftaler med dirigent, oplægsholder og paneldeltagere.
• Det skal sikres, at mødestedet er til rådighed.
• Der skal måske laves opsøgende arbejde blandt de lokale medlemmer, hvis bestyrelsen - som det ofte er tilfældet - har brug for nye aktive og nye kompetencer.

4. Vælg et godt mødested
Find et sted, som ligger centralt i forhold til, hvor de fleste folk bor i kommunen, så det er let for de lokale medlemmer at komme til det.

5. Ha’ styr på teknikken
Sørg for, at der er relevant AV-teknik til rådighed, og tjek grejet før mødet.

6. Det skal være indbydende
Byd på kaffe og kage og/eller øl og vand - foreningen er vært. Indret mødelokalet, så alle kan se og høre, hvad der foregår. Husk god skiltning i og udenfor det hus, hvor årsmødet foregår. Brug DN's arrangementsplakat.

7. Kommunikér lokalt
Årsmøde-sæsonnen omtales i "Natur og Miljø“ med henvisning til at søge præcise oplysninger på hjemmesiden om årsmødet i ens egen afdeling. Omtal årsmødet på afdelingens hjemmeside, og send eventuelt en elektronisk nyhedsbrev via hjemmesiden. Supplér eventuelt med en annonce i én eller flere lokale aviser 1-2 uger før årsmødet. Få samtidig via en pressemeddelelse årsmødet omtalt i disse medier. Brug DN's arrangementsplakat på biblioteket, i Brugsen og andre steder, hvor der kommer folk. Sørg for, at lokalradioen og eventuelt lokal-TV er orienteret om årsmødet. Få mødet omtalt eller nævnt i lokalavisen og distriktsbladene.

8. Send en pressemeddelelse
Årsmødet i DN's afdeling er en lokal begivenhed og derfor godt stof for de lokale medier. Send en pressemeddelelse. Skriv om de vigtigste emner i afdelingens årsberetning - kort, præcist og helst positivt. Lav „grydeklare“ historier - så er chancen for optagelse størst.

9. Kombinér gerne årsmødet med et foredrag eller en ekskursion
Et foredrag om et interessant, relevant og lokalt emne er ofte en god appetitvækker til årsmødet. Det kan også foregå en lørdag eller en søndag og dermed kombineres med en ekskursion eller et andet arrangement, som trækker folk til. Den "friluftsvenlige" september er fuldgyldig årsmødemåned.

10. Følg op over for lokalpressen
Hvis der ikke er en journalist til stede under årsmødet, så send hurtigt efter mødet en liste til lokalpressen over medlemmerne af den nyvalgte afdelingsbestyrelse, helst med billeder. Vedlæg bestyrelsens årsberetning - hvis den da ikke er sendt til pressen før årsmødet. Konstituér den nye bestyrelse med formand og næstformand hurtigt efter årsmødet. Send navne/billeder/præsentationer til lokalpressen.