De aktive i DN's afdelinger stiller deres arbejdskraft gratis til rådighed for foreningen. Men direkte udgifter i forbindelse med foreningsarbejdet dækkes efter bestemmelserne i forretningsordenens § 20, som lyder: "Udgifter forbundet med aktiviteterne i afdelingsbestyrelsen og eventuelle arbejdsgrupper dækkes efter regler, som fastsættes af Hovedbestyrelsen". Her er reglerne, sådan som de er vedtaget af HB i juni 2009.

  • Driftsaktiviteter
  • Kontorhold
  • Afdelingsmøder
  • Transport
  • Deltagelse i kurser, konferencer mv.
  • Annoncering
  • Foredragsholdere og ekskursionsledere
  • Gaver
  • Arrangementer med deltagerbetaling
  • Om breve og tryksager
  • Afdelingens indtægter
  • Forretningsgange
  • Forsøgsordning for økonomisk selvforvaltning

Driftsaktiviteter

Begrebet drift dækker over de aktiviteter, som er nødvendige for at en afdeling kan fungere på et grundlæggende niveau og have et minimum af udadrettede aktiviteter. Driftsaktiviteterne omfatter: Kontorhold, afdelingsmøder, transport, uddannelse, annoncering, foredragsholdere mv., gaver og arrangementer.

Regler og rammer for de økonomiske sider af driftsaktiviteterne beskrives i det følgende. Alle andre afdelingsaktiviteter betragtes i en økonomisk sammenhæng som projekter.

Grundreglen er, at bestyrelsesformanden disponerer udgifter til driftsaktiviteter inden for 5.000 kr. pr. aktivitet. En aktivitet kan f.eks. være et årsmøde, en udstilling eller en ekskursion.

Hvis du gerne vil gennemføre en driftsaktivitet, som koster mere end 5.000 kr., skal du først have lov. Det samme gælder, hvis du mener, at du har brug for en dispensation fra, hvad der her er defineret som driftsaktiviteter. Begge dele sker hurtigt og uden bureaukrati ved at du kontakter DN’s Sekretariat og får en hurtig afgørelse eller – hvis der er tale om en kompliceret eller principiel problemstilling – i løbet af et par dage.

Der er fire fordele ved den ordning:

  1. Langt de fleste driftsaktiviteter kan gennemføres uden at afdelingen behøver af spørge nogen.
  2. Bestyrelsesformanden kan få gode råd fra Sekretariatet til at billiggøre dyre, planlagte driftsaktiviteter.
  3. Vi undgår indlysende "skæverter".
  4. Der sker en central opsamling af erfaringer til gavn for en velovervejet prioritering af aktiviteter i foreningen som helhed.

Har I et arrangement eller andet, der koster mere end 5.000 kr, kan det måske dækkes af projektpuljen.

Kontorhold

Begrebet "kontorhold" omfatter materialer og ydelser, som er nødvendige for at køre den daglige afdelings "forretning" f.eks. papir, printerpatroner, porto, frimærker, ringordnere og fotokopier. For de fleste afdelinger vil udgifterne til kontorhold være tæt på nul, fordi de fleste afdelinger fungerer mere eller mindre elektronisk.

Også de lokale sager (primærafgørelser) kommer til DN’s afdelinger i elektronisk form via Podio eller via afdelingens elektroniske postkasse. Langt de fleste skal ikke printes. De skal hurtiglæses på skærmen for at sikre, at de er i orden, eller at det er udsigtsløst at gøre noget ved dem. Og en af de to ting gælder erfaringsmæssigt langt de fleste. Men hvis en afgørelse skal undersøges nærmere, f.eks. på et møde, vil det ofte være praktisk at have den på papir. Og selv om det er de færreste afgørelser, kan de bestyrelsesmedlemmer, som arbejder meget med lokale sager, derfor have behov for at printe en hel del. Det er især til det formål, at der er mulighed for refusion af printerpatroner.

Kontorhold omfatter ikke:

  • Telefon og internet, idet vi tager udgangspunkt i, at DN's lokale aktive under alle omstændigheder har ikke-forbrugsafregnede ordninger
  • Kontorinventar
  • Optagelse i lokale telefonbøger
  • Bøger og rapporter uden specifik relation til afdelingens område
  • Tidsskrifter og aviser
  • Medlemskab af andre foreninger
  • IT-grej, IT-programmer, fotoapparater og andre større "materialeanskaffelser".

Undtagelse fra bestemmelsen om, at grej ikke dækkes:
Hvis en afdeling ikke har adgang til en PC-projektor, og hvis bestyrelsen skønner, at en projektor vil kunne effektivisere afdelingens møder, kan en sådan indkøbes lokalt inden for en ramme af 3.000 kr. Projektoren er i så fald afdelingens ejendom.

Afdelingsmøder

Begrebet "afdelingsmøder" dækker både over møder i afdelingsbestyrelsen og møder i eventuelle arbejdsgrupper under bestyrelsen.

Som udgangspunkt holdes afdelingens almindelige møder privat eller i kommunens foreningslokaler eller på andre gratis steder. Udgifter til kaffe, kage og lignende dækkes inden for en ramme af 30 kr. pr deltager. På refusionsskemaet angives blot mødedato og antal deltagere. Der skal ikke indsendes indkøbsbilag.

Hvis et afdelingsmøde undtagelsesvist holdes på kro eller lignende, dækkes udgifterne efter regning – som udgangspunkt med en beskeden servering i stil med kaffe og kage.

For at styrke det (vigtige) sociale element i afdelingsarbejdet ydes der særlig støtte til en årsafslutningsmiddag, en julefrokost, en forårstur eller lignende – ét arrangement årligt. Udgifterne hertil dækkes efter regning/indkøbsbilag inden for en ramme af 200 kr. pr. aktiv. Det præciseres:

  • at suppleanter og arbejdsgruppemedlemmer er omfattet af begrebet "aktiv",
  • at eventuelle deltagende ægtefæller og lignende ikke er omfattet, og
  • at de 200 kr. pr aktiv gælder uanset om arrangementet foregår privat, i naturen eller på f.eks. en restaurant.

Transport

Alle aktive kan få refunderet kørsel i privatbil, tog og bus. Kørsel i privatbil refunderes efter Statens lave kilometer-sats, takst II, der i 2019 er kr. 1,98. Refusion af kørselsudgifter forudsætter, at du opgiver dit CPR-nummer - selv om refusionen er skattefri. Og præcis angivelse af start- og slutadresse. Transport i tog refunderes efter DSB Standard incl. eventuel pladsbillet. Togtransport på Business refunderes ikke. Transport i fly refunderes ikke.

I en miljøorganisation som DN, giver det sig selv, at privatbil kun anvendes, når offentlig transport er væsentlig langsommere eller dyrere. Det sidste kan være tilfældet, hvis flere kører sammen i samme privatbil.

Særlig opmærksomhed kræves, når transporten foregår over Storebælt, som er meget dyr for privatbiler, men forholdsvis billig for tog. Hvis du bor langt fra en station, er den hurtige, økonomiske og miljøvenlige løsning at bruge privatbilen som tilslutningstransport til en station.

Deltagelse i kurser, konferencer mv.

Rejseudgifter i forbindelse med deltagelse i DN's egne uddannelses- og inspirationsarrangementer - kurser, seminarer, netværkstræf og lignende - dækkes helt og fuldt. Refusion sker direkte til kursusdeltageren (altså uden om afdelingens "økonomichef") via et refusionsskema for hvert enkelt kursus. Vær opmærksom på reglerne for miljø- og økonomivenlig valg af transportmiddel – se ovenfor.

Deltagelse i lokale konferencer mv. om emner, som er relevante for afdelingens arbejde inden for kommunegrænsen, betragtes som almindelige driftsaktiviteter. Vær dog opmærksom på, at DN ikke dækker tabt arbejdsfortjeneste.

Nationale konferencer, seminarer, kurser mv. vil typisk handle om emner, som ikke er direkte relevante for afdelingens lokale arbejde. Deltagelse i sådanne arrangementer betragtes ikke som driftsaktiviteter og dækkes ikke.

Annoncering

Afdelingens arrangementer annonceres som hovedregel i Natur og Miljø, på DN's hjemmeside, på afdelingens hjemmeside, på afdelingens Facebookside, i Brugsen, på biblioteket - eller på andre måder, som er gratis for afdelingen.

Supplerende annoncering i lokale medier kan anvendes, hvis særlige forhold taler for det. Det kan f.eks. være, at afdelingen vurderer, at der kommer væsentlig flere deltagere til arrangementet. Der skal dog være et rimeligt forhold mellem deltagerantal og annonceomkostninger.

En praktisk detalje: Vær opmærksom på, at annoncepriser ofte angives eksklusive moms. Den relevante pris for DN er imidlertid prisen inklusive moms.

Foredragsholdere og ekskursionsledere

Ideelt set er der i afdelingsbestyrelsen eller dens netværk en række personer, der kan og vil fungere som foredragsholdere, ekskursionsledere og lignende uden at få betaling for det.

Medlemmer, som påtager sig den opgave, modtager ikke nogen form for honorering - det hører så at sige med til deres ulønnede, folkevalgte hverv. Det samme gælder oplægsholdere, som er på DN's lønningsliste, dvs. ansatte i DN's Sekretariat og præsidenten. Andre kan modtage en naturaliegave inden for en ramme af 300 kr. Et godt bud på en velegnet naturaliegave er et af produkterne i DN's netbutik.

I særlige situationer kan det være relevant, at afdelingen betaler sig fra at trække på en bestemt foredragsholder, ekskursionsleder eller lignende. I så fald skal honoraret holdes inden for den ramme på de 5.000 kr., der er for et arrangement – alt inklusive, dvs. også annoncering, eventuelle kørepenge til foredragsholderen og eventuel servering til mødedeltagerne.

"HB har i 2018 diskuteret reglen, om at alle valgte DN'er udfører ulønnede arbejde i DN-regi, og valgt, at der kan være undtagelse fra reglen:

  • Der lægges vægt på at der vitterligt er tale om ”særlige situationer” – altså noget der forekommer sjældent og undtagelsesvist. Personen skal f.eks. være den eneste, der kan yde denne i situationen unikke, relevante eller aktuelle ydelse.
  • ”En bestemt foredragsholder, ekskursionsleder eller lignende” kan godt være en person med tilknytning til DN, når ydelsen, personen skal yde, overvejende beror på personens kompetencer eller erhverv udenfor DN.
  • Det kontraktlige omkring honorering af personer med tilknytning til DN afklares i hvert enkelt tilfælde mellem sekretariatet og den pågældende."

Dyrere foredragsholdere kan eventuelt hyres ved at kræve deltagerbetaling – se senere. Eller ved, at en afdeling går sammen med en eller flere naboafdelinger – idet foreningen har tillid til, at afdelingsbestyrelserne er bevidste om, at der skal være en god balance mellem udgiften og antallet af deltagere. En dyr foredragsholder forudsætter en velbegrundet forventning om mange deltagere.

Da honorarer er skattepligtige, er papirgangen ved udbetaling bøvlet: Udbetaling af honorar og eventuelle kørepenge til en foredragsholder skal ske fra DN's bogholderi. Bestyrelsesformanden indsender derfor en anmodning om udbetaling sammen med foredragsholderens adressedata, kontonummer og personnummer. Udbetaling sker som en del af foreningens månedlige lønkørsler - derfor kan der godt gå lang tid, før foredragsholderen eller ekskursionslederen har sit honorar.

Gaver

Af og til kan det være relevant, at afdelingsbestyrelsen giver en gave. Det kan være som tak for et oplæg – se ovenfor. Eller det kan være i en særlig anledning i forhold til en af afdelingens samarbejdspartnere – f.eks. borgmesterens 50 års fødselsdagsreception. Eller det kan i visse situationer være som tak for lang og tro tjeneste i DN.

Det giver sig selv, at gaver til samarbejdspartnere og gaver til "os selv" skal være passende beskedne, og at der skal være en særlig begrundelse. Et godt udgangspunkt er en naturaliegave inden for en ramme af 300 kr. Og godt bud på en velegnet naturaliegave er et af produkterne i DN's netbutik, www.dn.dk/butik.

Med i billedet hører også, at afdelingen i slutningen af hvert år får et antal af DN's flotte Natur-kalender for næste år, bl.a. som fortsat-godt-samarbejde-gave til de vigtigste af afdelingens samarbejdspartnere.

Arrangementer med deltagerbetaling

Det anbefales, at ekskursioner og andre arrangementer for medlemmer og ikke-medlemmer som hovedregel er gratis. Det opnås ved at tilrettelægge arrangementet, så der ikke er væsentlige udgifter ved det - typisk inden for afdelingens område, så der ikke er transportudgifter, og typisk med et bestyrelsesmedlem som turleder.

Hvis der alligevel indgår deltagerbetaling i et afdelings arrangement, skal der udarbejdes et budget for udgifter og indtægter som grundlag for at fastsætte deltagerprisen. Indtægterne skal fastsættes ud fra et forsigtigt skøn over antal deltagere, og alle udgifter skal medregnes. Vær opmærksom på, at DN ikke er momsregistreret, og at alle beløb derfor skal være inkl. moms.

Budgettet skal balancere – altså hverken give overskud eller underskud – og der skal udarbejdes et regnskab for hvert enkelt arrangement med deltagerbetaling. Regnskabet skal sammen med bilag for udgifter og indtægter indsendes til DN's bogholderi senest en måned efter arrangementet.

Afdelingsture over flere dage er normalt omfattet af loven om Rejsegarantifonden. DN har fået en lempelig og forholdsvis ubureaukratisk aftale med Rejsegarantifonden. Det vil sige at DN skal udarbejde en ”Tro-og-Love” erklæring til Rejsegarantifonden. Dette indebærer, at udover de ovennævnte udgifter og indtægter skal DN også oplyse om deltagerantal. Disse oplysninger sendes ligeledes til DN’s bogholderi senest en måned efter arrangementets afholdelse.

Om breve og tryksager

Tryksager og masseudsendte breve (på papir) til de "menige" medlemmer inden for afdelingens område betragtes ikke som driftsaktiviteter. Hvis du har et ønske i den retning, kan det muligvis realiseres, hvis det indgår som en velbegrundet del af et lokalt projekt.

Baggrunden er foreningens lange erfaring for, at resultaterne af masseudsendte skriftlige henvendelser til medlemmerne sjældent står mål med det ofte meget store ressourceforbrug til porto, kopiering, pakning osv. Derfor skal der være særlige årsager og forventninger til en sådan udsendelse. Og de skal beskrives i projektbeskrivelsen.

Løsningen for en afdeling, der ønsker at gøre en effektiv og ressourceøkonomisk indsats for at informere og aktivere medlemmerne er en god lokal hjemmeside med tilknyttede lokale elektroniske nyhedsbreve.

Alle afdelinger bør lave en afdelingsfolder, som på en flot og overskuelig måde beskriver, hvad afdelingen laver, og hvem bestyrelsen består af. Så har afdelingen en slags visitkort, som kan være med til at synliggøre afdelingen og rekruttere nye aktive i forbindelse med afdelingens arrangementer. Og ikke mindst: Som kan være med til at tegne nye medlemmer, fordi den indgår i "velkomstpakken" til de mange tusind, der hvert år siger ja til at blive medlem af DN.

Afdelingens indtægter

Det kan varmt anbefales, at afdelingen finansierer en del af sine aktiviteter ved hjælp af eksterne midler, f.eks. fra lokale sponsorer og samarbejdspartnere.

Alle lokale indtægter skal indberettes til DN's bogholderi, så de kan revideres og indgå i foreningens regnskab. Det gælder også, selv om indtægterne fuldt ud er brugt til betaling af aktiviteterne.

Forretningsgange

Her beskrives forretningsgangene for de afdelinger, som har valgt at lade bogholderiet i DN's Sekretariat være deres "bank og økonomiafdeling". Efterfølgende beskrives en forsøgsordning for de afdelinger, som vælger en højere grad af økonomisk selvforvaltning.

Der skal være én person i afdelingsbestyrelsen, som kender afdelingen godt, og som derfor kan stå inde for – og attestere - at udgifter til refusion er reelle, afholdte udgifter. Vi kan kalde vedkommende for afdelingens "økonomichef". Det kan være bestyrelsesformanden, men det anbefales, at afdelingen udpeger et andet bestyrelsesmedlem til jobbet som et led i afdelingens arbejdsdeling.

Afdelingens "bogholder" er bogholderiet i DN's Sekretariat, med mindre afdelingen har valgt selv at stå for bogføringen. Alle afdelinger har egen konto i bogføringssystemet, og afdelingen kan altid få en udskrift af konterede udgifter og indtægter i en vilkårlig periode.

Refusion af udlæg og kørsel i egen bil samt betaling af regninger foregår ved, at afdelingens økonomichef sender DN's bogholderi et udfyldt refusionsskema med tilhørende bilag. Skemaet downloades her eller fås i DN's bogholderi. Det er lavet som regneark i Excel, så hvis du bruger det elektronisk på din egen PC, kan du lade programmet tælle sammen for dig. Desuden kan du én gang for alle taste data for din afdeling, dig selv og dit kontonummer og derefter gemme regnearket som en skabelon på din egen PC.

Hvis en afdeling er god til arbejdsdeling, kan der være behov for, at der sker refusion af udgifter til andre end økonomichefen, f.eks. arbejdsgruppemedlemmer. Det kan f.eks. ske ved at et arbejdsgruppemedlem mailer et udfyldt refusionsskema til økonomichefen, som attesterer det og videresender det til bogholderiet i DN's Sekretariat. Eller det kan f.eks. håndteres som en rutine i forbindelse med møder i afdelingsbestyrelsen.

I nogle tilfælde er det praktisk og ok, at en leverandør sender en regning for en afdelingsaktivitet direkte til DN's bogholderi. Blot skal afdelingen og aktiviteten fremgå tydeligt af regningen. Til gengæld er det absolut ikke ok, hvis afdelingens økonomichef har ubetalte regninger liggende i længere tid. De kan være anledningen til et vældigt tidrøveri i bogholderiet, fordi leverandørerne ofte rykker DN-centralt.

Under normale forhold er ekspeditionstiden for refusion af udgifter cirka en uge fra modtagelse i Sekretariatet. Du kan indsende en anmodning om refusion elektronisk med skannede bilag – det har DN's revisor sagt god for. Eller du kan sende den på papir.

Rent teknisk refunderes afdelingsudgifter kun ved elektronisk overførsel fra DN's konto til din bankkonto. Hvis du vil have refunderet afdelingsudgifter kræver det derfor, at du har en bankkonto, og at du opgiver den på refusionsskemaet. Endvidere bør du vide, at bogholderiet (for at spare) har fravalgt muligheden af at sende et advis, når dine penge er overført.

Afdelingens økonomichef skal finde en god balance mellem hensynet til egen likviditet og hensynet til at minimere foreningens økonomi-bureaukrati. På den ene side er det godt, hvis du undlader at belaste bogholderiet med mange refusioner af små beløb – som alt andet lige tager længere tid at håndtere end færre refusioner af større beløb. På den anden side bør der ikke gå halve eller hele år, før refusionsskemaet indsendes.

Det er en god idé, at bestyrelsen udnævner en anden end formanden til "økonomichef". Så kan formanden bruge sin energi på at være formand. "Økonomichefen" skal - over for DN's bogholderi og DN's revisor - stå inde for, at udgifter til refusion er reelle, afholdte udgifter.

Som udgangspunkt skal du samle regninger og udlæg sammen til mindst 300 kr. – gerne mere – før du sender dem ind til refusion. Men hvis der er særlige årsager til at få refunderet et mindre beløb, er det selvfølgelig i orden. Det kan f.eks. være fordi du stopper som afdelingens "økonomichef".

Større udeståender skal afregnes i midten af december, så foreningen kan lave et "retvisende" årsregnskab. Udgifter, der er mere end 1 år gamle, refunderes ikke.

Forsøgsordning for økonomisk selvforvaltning

En afdeling har mulighed for selv at forvalte en årligt afmålt sum penge inden for mere lempelige regler og rammer end ovenfor beskrevet. Ordningen, som er godkendt af DN's revisor, fungerer sådan:

  • For afdelinger, som er med i forsøgsordningen, gælder de samme regler for kontorhold, afdelingsmøder og transport, som for øvrige afdelinger. Andre økonomiske dispositioner foretages efter afdelingens eget skøn inden for en bestemt økonomisk ramme, der er bestemt af medlemstallet inden for afdelingens område.
  • Bestyrelsen skal udnævne en "økonomichef", som sørger for at oprette en netbank-konto til afdelingen.
  • Ved årsskiftet overfører DN's Sekretariat et beløb pr. medlem inden for afdelingens område til afdelingens konto. Hvis der er tale om rigtig mange medlemmer, vil der ske flere a konto overførsler på basis af et regnskab over anvendelsen af den foregående a konto udbetaling.
  • Fra afdelingens konto betaler afdelingens økonomichef afdelingens udgifter hen over året.
  • Økonomichefen fører et simpelt regnskab i et regneark eller på et stykke papir, hvor de enkelte udgifter blot anføres i kronologisk orden. De tilhørende bilag opbevares tilsvarende kronologisk.
  • Ved årets udgang sender økonomichefen afdelingens regnskab til DN's Sekretariat, som foretager stikprøvekontroller. Det samme gør DN's revisor.

Størrelsen af det årlige beløb udregnes sådan: Der er budgetteret med 2 mio. kr. til samtlige afdelingers driftsudgifter. Medlemstallet pr. afdeling opgøres pr. 1. januar – den samme opgørelse, som anvendes ved tildeling af antal repræsentanter pr. afdeling ved Repræsentantskabsmøderne. Det totale medlemstal er p.t. cirka 130.000. Det giver et lokalt rådighedsbeløb på cirka 15 kr. pr medlem.