Når din lokalafdeling arbejder med billeder med personer på eller med navn, adresse osv. på medlemmer, arbejder I med personoplysninger. Derfor skal I kende reglerne for behandling af persondata. Også kendt som EU's databeskyttelsesordning.

Nedenfor kan du læse mere om, hvordan I som lokalafdeling skal forholde jer i de mest almindelige situationer, hvor I behandler personoplysninger.

Medlemsoplysninger ifm. årsmøde
Inden årsmødet skal I have en oversigt over medlemmerne i den lokale afdeling. En sådan liste må ikke indeholde flere oplysninger end nødvendigt, det sørger sekretariatet for. Listen bruges til at tjekke, at de fremmødte ved mødet er medlemmer og dermed har stemmeret.

Du skal sørge for, at:

  • det kun er afdelingsformanden og den eller de personer, der måtte afkrydse ved fremmødet, der har adgang til oplysningerne.
  • listen opbevares sikkert digitalt, fx gemt bag kodeord på pc'en.
  • listen slettes, når der ikke er brug for den mere ift. årsmødet.
  • en eventuel udskrift af listen ikke er frit tilgængelig og makuleres efter brug.

Brug af medlemsoplysninger, I får fra sekretariatet
Har I brug for en oversigt over afdelingens medlemmer til et særligt brug, kan den fås hos sekretariatet. Ved kontakt til sekretariatet, skal I oplyse til hvilket formål, I vil anvende personoplysningerne. Det kunne fx være, hvis I ville kontakte medlemmerne for at få mailadresse, på dem, der mangler mailadresse.

Du skal være opmærksom på,

  • at skal sikre dig, at du overhovedet må bruge persondata om medlemmerne til det, du har tænkt dig.
  • kun at bede om få de oplysninger om medlemmerne fra sekretariatet, der er nødvendige for opgaven. Tænkt fx over om det er nok kun med navn og telefonnummer, og ikke oplysning om adresse, medlemsnummer osv.
  • at opbevare personoplysningerne sikkert både elektronisk, og hvis du har en udskrift.
  • at du ikke må videregive oplysningerne.
  • at alle personoplysninger skal slettes, så snart der ikke er brug for dem længere.

Oplysninger om bestyrelsesmedlemmerne
I skal som minimum have afdelingens kontakt-email på den lokale hjemmeside. I kan vælge at vise formanden og/eller bestyrelsesmedlemmerne med navn, kontaktoplysninger og måske portræt på hjemmesiden. Vælger I at lægge et portræt på, skal det enkelte bestyrelsesmedlem afgive mundtligt eller skriftligt samtykke til dette.

Personoplysninger om bestyrelsen skal selvfølgelig behandles med samme omhyggelighed som andre personoplysninger. De skal opbevares sikkert, må ikke videregives uden samtykke, og skal slettes, når medlemmet træder ud af bestyrelsen.

Personoplysninger I som lokalafdeling selv indsamler
De lokale afdelinger kan selv indsamle personoplysninger. Det kan være ifm. tilmelding til arrangementer eller rejser, hvor deltagerne skal opgive kontaktoplysninger.

Hvis I i lokalafdelingen har en eller flere grupper af aktive, det kan være faste arbejdsgrupper eller ad hoc-grupper, vil I behandle persondata, når I indsamler, gemmer og bruger oplysninger som navn, mailadresse, telefonnummer, mm.

Det er vigtigt at huske:

  • Der skal være et lovligt formål med at indsamle oplysninger. Hvis I fx skal arrangere en tur eller rejse, er det lovligt at indsamle kontaktoplysninger.
  • Der må ikke indsamles flere oplysninger end nødvendigt til det formål, de skal bruges til.
  • I må kun bruge de indsamlede persondata til det formål, de er indsamlet til.
  • I må ikke videregive persondata. Oplysningerne må fx hverken gives pressen eller til markedsføringsøjemed.
  • Personoplysningerne skal gemmes sikkert.
  • Oplysningerne skal slettes, når der ikke er brug for dem mere.

Billeder
Billeder er også omfattet af reglerne om persondatabeskyttelse, hvis de indeholder informationer, der kan identificere en person. Det betyder, at billeder skal behandles med samme forsigtighed, som på andre data.

Inden et billede lægges på hjemmesiden eller sociale medier, skal I sikre jer, at det er lovligt at offentliggøre det. Tommelfingerreglen er:

  • Portrætbilleder må kun offentliggøres, hvis personen eller personerne på billedet, har givet samtykke til det.
  • Situationsbilleder må som hovedregel offentliggøres uden samtykke.

Det kan nogen gange være svært at afgøre, om et billede er det ene eller det andet, og der er desuden også nogle andre forhold, du skal overveje. Så inden du skal offentliggøre billeder, kan du orientere dig i reglerne her.

Object reference not set to an instance of an object.

Billeder

Tager du mange billeder til din lokale hjemmeside eller den lokale side på Facebook, skal du være ekstra opmærksom. Læs mere om billeder her.