Ofte stillede spørgsmål

Listen bliver løbende opdateret. Er dit spørgsmål ikke besvaret, så skriv til podio@dn.dk.

• Hvordan kommer jeg ind på Podio?
• Hvordan logger jeg ud?!
• Hvorfor er det hele på engelsk?
• Hvordan undgår jeg de mange Podio-mails i min mailboks?
• Hvordan ændrer jeg min e-mailadresse?
• Kan vi selv invitere nye medlemmer?
• Hvem kan se det, når jeg deler noget i aktivitetsstrømmen og nævner en?
• Hvordan kan jeg se, når nogen skriver en kommentar i en sag?
• Hvem kan man sende mails til fra Podio?
• Hvordan kan jeg kontakte en medarbejder om en given sag?
• Kan jeg slette en sag?
• Hvordan kan man se konkret tidspunkt i aktivitetsstrømmen?
• Hvor skal vi lægge mødereferater?
• Hvordan kan jeg få Podio ind på min Smartphone
• Hvad gør man med sager, der berører flere afdelinger?
  

Hvordan kommer jeg ind på Podio?
Du kommer ind på Podio ved at følge linket www.podio.com. Det kræver dog, at du har fået en invitation fra Sekretariatet specifikt til din afdeling eller netværks arbejdsrum (skriv til podio@dn.dk, hvis du skal have adgang). Du kan evt. gemme adressen "https://dndk.podio.com/dn-afdelingsnavn/" som en genvej på din computer, så du altid kommer direkte ind i afdelingens arbejdsrum.

Hvordan logger jeg ud?
Man logger ud ved at klikke på "Min konto" under sit navn oppe i venstre hjørne. Hermed kommer et gardin frem, hvor der nederst står "Log ud". Du skal ikke "forlade workspace", idet du så ikke kan komme ind igen, medmindre du bliver inviteret igen.

Hvorfor er det hele på engelsk?
Podio er et dansk udviklet system, men som har internationale ambitioner - og som i øvrigt er blevet opkøbt af en stor amerikansk it-virksomhed. Ud over nogle enkelte begreber - som fx begrebet "workspace" - er det hele på dansk, og hvis du har det på engelsk, så skyldes det, at systemet af en eller anden grund tror, at du er engelsksproget. På login-siden kan du vælge et dansk flag øverst i højre hjørne. Det skulle gerne hjælpe på sprogproblemerne.

Hvordan undgår jeg de mange Podio-mails i min mailboks?
Du kan ændre i reglerne for, hvornår du modtager mails om aktiviteter i Podio. Det gør du under 'Min konto' - lige under dit navn øverst i venstre hjørne. Vælg Kontoindstillinger og herefter "Email og Notifikationer". Her kan du selv bestemme, i hvilke situationer du vil have besked. Som udgangspunkt "følger" du aktivitetsstrømmen (forsiden af jeres arbejdsrum), dvs. at når nogen skriver noget her, får du besked. Hvis du klikker i den grønne prik med fluebenet nederst på denne side (der hvor der står "Følg ikke"), så vil du ikke længere på mail følge med i, hvad der sker i aktivitetsstrømmen, men kan altid gå ind og se selv.

Hvordan ændrer jeg min e-mailadresse?
Der er to steder, du kan rette din adresse: i din profil og i dine kontoindstillinger. Mailadressen i din profil er den, som andre kan se, når de ser på din profil, mens den under kontoindstillinger er den, du bruger til at logge på med – og den, som modtager mails fra Podio. Skal du ændre den mailadresse, som du logger ind med, trykker du på Min konto – under dit navn > vælg kontoindstillinger. Klik på teksten: ”+ Brug en anden e-mailadresse - brug din firmaemailadresse og få det gratis medarbejdernetværk”. Når den er rettet og bekræftet, burde du kunne bruge den til at logge ind med.

Kan vi selv invitere nye medlemmer?
Afdelingen kan godt selv invitere nye medlemmer (fx ad hoc-medlemmer) ind i arbejdsrummet, men det forudsætter, at der er en, der får nogle særlige rettigheder, som udover at invitere medlemmer, også betyder at man kan tilføje og slette såkaldte Apps, fx menupunktet Sager (og hvis man sletter sager forsvinder alle afgørelser og kan ikke genoprettes). For at gøre det så sikkert og overskueligt som muligt til at starte med, er det derfor smartest, at man blot kontakter sekretariatet med navn, adresse og en e-mailadresse på den, der skal inviteres, så bliver vedkommende inviteret ind i arbejdsrummet. Skriv til podio@dn.dk. Samtidig bliver vedkommende registreret i vores medlemssystem som aktiv.

Hvem kan se det, når jeg deler noget i aktivitetsstrømmen og nævner en?
Når du trykker på DEL, kommer det ud til alle, på den måde, at det kommer til at stå i aktivitetsstrømmen. Hvis du nævner nogen, er det stadig synligt for alle, men dem, der nævnes, får besked om det. Man kan vælge at ændre sine kontoindstillinger sådan, at man ikke får besked, hver gang der ligger noget i aktivitetsstrømmen, men kun når man bliver nævnt. Det er faktisk mest i den sammenhæng, at det er relevant at nævne nogen. Hvis du vil sende noget, der kun skal ses af en enkelt eller udvalgte, så kan du sende en besked til dem - her fra din podio-indbakke (kuvert-ikonet øverst i den blå bjælke).

Hvordan kan jeg se, når nogen skriver kommentarer i en sag?
Gå ind i Sager og sørg for, at der er et "grønt flueben" til højre (som standard er der et blåt flueben). Et grønt flueben betyder, at du får besked i din mail-indbakke, når nogen foretager sig noget med en sag (uploader en fil, skriver en kommentar etc.). Dette forudsætter selvfølgeligt, at du stadig under dine emailindstillinger i Podio har valgt "at modtage en besked, når der er aktivitet i en sag".

Hvordan kan jeg kontakte en medarbejder om en given sag?
Ønsker man, at få råd fra en medarbejder i forbindelse med en konkret sag, er det mest hensigtsmæssigt at ”nævne” en sekretariatsmedarbejder i en kommentar til sagen. Det gør man ved at skrive et @ og vælge navnet i listen. På den måde kan de andre i afdelingen også se, at der er en kommunikation i gang. Du kan kun nævne medarbejdere, der er med i arbejdsrummet, men de skal nok finde ud af at videresende til hinanden, så den relevante medarbejder kan melde sig ind i arbejdsrummet og deltage, mens sagen behandles.

Hvem kan man sende mails til fra Podio?
Du kan sende mails til alle, som er medlem af arbejdsrum, som du selv er medlem af. Det vil sige de andre medlemmer i afdelingen plus de medarbejdere, som du ser ude i højre side af afdelingens arbejdsrum. Hvis du er med i et netværk, kan du således også sende til de andre medlemmer af netværket. Du kan ikke sende til folk udenfor Podio eller udenfor dine egne arbejdsrum.

Kan jeg slette en sag?
Man kan ikke slette sager. Men man kan slette de filer, der hører til en sag under Sager. Det er desværre ikke noget, vi kan gøre noget ved, for hvis man skal kunne lægge filer ind, hvilket jo giver god mening, så kan man også slette. Hvis det sker ved et uheld, så kan I jo altid kontakte den, som har sendt afgørelsen, hvilket fremgår af Beskrivelsesfeltet, og bede dem sende den igen. Hvis nu nogen skulle gøre det med vilje - og samtidig redigerer i beskrivelsesfeltet og i titlen, så man faktisk bare har en sag uden indhold overhovedet, så bliver denne redigering logget. Det vil fremgå, at sagen er blevet redigeret, hvornår det er sket, og hvem der har gjort det. Når man går ind på sagen, kan man ude i højre side se, hvad der er foretaget af ændringer, og man kan gå tilbage til tidligere versioner og på den måde rekonstruere beskrivelsesfeltet. Men altså desværre ikke evt. slettede filer - de er væk og ligger heller ikke i nogen papirkurv, som vi har adgang til, og kan altså kun rekvireres igen fra kommunen.

Hvordan kan man se konkret tidspunkt i aktivitetsstrømmen?
Nogle generes af, at tidsangivelsen i aktivitetsstrømmen er relativ - "12 minutter siden", "4 dage siden" - i stedet for faktiske tidspunkter "kl. 14:35" eller "19. september". I aktivitetsstrømmen kan man ikke ændre denne visning, men man kan se det konkrete tidspunkt, hvis man holder musen henover tidsangivelsen.

Hvor skal vi lægge mødereferater?
Enten kan man blot lægge dem i aktivitets-strømmen og blot lade ordet "referat" fremgå - og man vil da altid kunne søge referater frem ved at bruge søgefeltet øverst i højre hjørne. Hvis man gerne vil have mere samling på mødereferater og mødebilag, så har vi lavet en funktion, som afdelingen bare kan få ind som et ekstra menupunkt ved siden af Sager. Her kan man lægge referater. Hvis det er relevant for jeres afdeling, så skriv til podio@dn.dk, så får I den lagt ind.

Hvordan kan jeg få Podio ind på min Smartphone?
Podio kan hentes som App til Smartphones, sådan at man har sin aktivitetsstrøm, indbakke osv. her. Har man en Iphone, kan man også få adgang til menupunktet Sager og evt. andre menupunkter via telefonen: Gå ind i Podio via nettet, klik på det menupunkt, du ønsker tilføjet, klik på svensknøglen yderst til højre og vælg 'Tilføj til Iphone'. Du kan også få en fuld App ved at gå i iTunes eller Google Play.

Hvad gør man med sager, der berører flere afdelinger?
Bed Sekretariatet om hjælp til at få delt en konkret sag med et eller flere medlemmer i en anden afdeling.