Sådan planlægger DN Favrskov årets opgaver
DN Favrskov holder et strategiseminar hvert år i februar, hvor afdelingen tager ’ud af huset’ for at tage temperaturen på, hvordan afdelingen fungerer og for at lægge planer for det nye år.
For mere end 15 år siden tog Alfred Borg sammen med en anden aktiv, tidligere erhvervsleder Niels Jørgen Sørensen, en idé med ind i bestyrelsen i DN Favrskov, der skulle vise sig at være en god investering. De introducerede afdelingen for at lægge en strategi og lave handleplaner for årets opgaver. En slags køreplan med prioriterede opgaver for det kommende år og en temperaturmåling på, hvordan det går i afdelingen. Det blev til et tilbagevendende strategiseminar som fælles opstart for det nye år - og bruges fortsat i DN Favrskov.
Det er vigtigt, at vi er sammen om at vurdere, om alt fungerer godt - og er sammen om at handle på det. Det gælder både det faglige - hvad vi vil lave af aktiviteter i løbet af året, og hvordan vi har det. Det skal jo fungere godt, for at vi har det godt - Alfred Borg, formand i DN Favrskov
De skriver initialer på opgaverne, så alle i afdelingen kender deres roller og er trygge ved, at der er nogen, der kan tage sig af de opgaver, man ikke selv kan overkomme eller er interesseret i at arbejde med.
Ved at lægge året i nogenlunde faste rammer kender alle til ’køreplanen’. Afdelingen tager planen op halvvejs i løbet af året og ser, om den skal justeres. Den skal hele tiden give mening, siger Alfred Borg, formand i DN Favrskov.
En strategi for at nå i mål med årets opgaver
Året i DN Favrskov starter allerede ved årsmødet, der altid afholdes i november. Dernæst konstituerer bestyrelsen sig i december ved årets sidste møde og ønsker hinanden god jul. Det første møde i januar bruges til at lære hinanden lidt mere at kende – måske er der kommet nye ansigter, der skal tages godt imod og hjælpes i gang. Så er bestyrelsen klar til at mødes i februar til det årlige strategiseminar og lægge planer for året – en hel dag ude, hvor der ikke tales sager eller projekter, men alene lægges en strategi for årets aktiviteter.
Deltagerne er den valgte bestyrelse, suppleanter og ad hoc tilknyttede til bestyrelsesarbejdet. Aktive i arbejdsgrupper deltager ikke.
Vi samles én gang om året for at prøve at kigge langt og hejse os op i helikopteren og drøfte, hvorfor er vi er, og hvad vil vi gerne lave i løbet af året, siger Alfred Borg. - Alfred Borg
DN Favrskov afsætter en hel dag af til strategiseminaret og mødes et andet sted, end til de faste bestyrelsesmøder. Det skaber ny energi og inspiration. Dagen starter kl. 10, men alle kommer lidt før til rundstykker, kaffe og hyggesnak – det sociale og snakken til måltiderne er vigtigt, pointerer Alfred Borg:
- Vi bestiller mad udefra eller bestiller på stedet, så vi ikke skal bruge tid på det. Vi får spist noget god mad sammen og får talt sammen socialt. Det lægger godt op til dagens anden del om trivsel.
DN Favrskovs strategidag er delt op i to dele. En faglig del om visioner og arbejdsplaner for året, som typisk nås inden frokost. Og del to efter frokost, der handler om det organisatoriske og trivsel i afdelingen.
Hvis en af de aktive i afdelingen har erfaringer med at moderere er det fint, ellers foreslår Alfred Borg at bruge en moderator ude fra til at føre afdelingen igennem dagen – det kan være en aktiv fra naboafdelingen eller en man kender, foreslår Alfred. Men det må gerne være en struktureret person, der har til opgave at holde overblikket og holde diskussionerne på sporet, lyder anbefalingen. Det giver alle i afdelingen fri til at deltage aktivt i diskussionerne.
Moderatoren tager udgangspunkt i sidste års model og gennemgår den spørgende punkt for punkt: ”holder dette stadigvæk”. Det giver DN Favrskov mulighed for at tænke nye visioner ind i det, der ellers er rent vedligehold af deres arbejdsplan.
- Det kan umiddelbart virke tungt at tale om emner, der er diskuteret mange gange i afdelingen, men diskussionerne giver os en fælles forståelse af, hvad vi går og laver. Det styrker os i at løse opgaverne sammen igennem året. - Alfred Borg
Alfred Borg undrer sig hvert år over, at de bruger hele den afsatte tid. Men der opstår nye politiske muligheder, og nye aktive kommer til med nye ressourcer og kompetencer. Ting ændrer sig over tid, som afdelingen skal tilpasse sig. Man kan ikke bare køre videre 'som vi plejer', fortæller Alfred.
Der er en første gang for alting
Hvis man ikke har prøvet at lægge en strategi for årets opgaver før, skal man bare kaste sig ud i det, lyder anbefalingen fra Alfred Borg, der foreslår andre DN-afdelinger, der har lyst til at prøve, at de starter med en fælles brainstorm med respekt for principperne i en brainstorm:
- I en brainstorm er det absolut forbudt at kommentere, og man må slet ikke problematisere nogle af forslagene undervejs. Hvis nogen kommer til det - og det gør man let - skal de andre sige et bestemt aftalt sjovt ord for at stoppe det. Vedkommende kan i stedet bidrage med noget andet med andre ord. Alt må nævnes - og det må gerne være helt ude i skoven. Man inspirerer hinanden til at komme med alt mellem himmel og jord, lyder anbefalingen fra Alfred Borg.
For at skyde brainstormen i gang kan man stille nogle helt overordnede spørgsmål som fx: ”Hvad ønsker vi at lave i afdelingen?”, ”Hvad er vigtigt for os?” og "Hvordan ser vi os selv om fx 5 år?" som alle byder ind med forslag til i en afsat tidsramme. Når der er kommet en række gode forslag frem, diskuterer man sig frem til at udvælge de vigtigste, som alle kan gå med på.
Det er samtidig en øvelse i at lytte og være nysgerrig på hinanden, for vi har alle forskellige syn på opgaverne – og når der kommer nye folk i bestyrelsen, har de friske øjne og nye perspektiver på vores opgaver, siger Alfred. - Alfred Borg
Eksempler på DN Favrskovs brainstorm:
Et ønske for afdelingen kunne for eksempel lyde sådan her:
Vi ønsker at skabe og sikre naturglæde.
Og et mål for, hvordan det kan opnås kunne være:
Vi ønsker at arrangere ture for medlemmer som sikrer naturglæde.
Det kan beskrives i konkrete målbare handlinger for eksempel:
Vi vil arrangere 6 ture og mindst 2 oplevelsesarrangementer for medlemmer og årsmøde.
Vi vil undgå lukning af stier langs åløb.
Vi vil deltage i mindst 1 messe eller have 1 stand til en større event.
Se uddybende eksempler på DN Favrskovs strategiplaner og handleplaner i faktaboksen til højre og bliv inspireret til jeres eget strategiseminar.
Naturprojekt Kollerup med 93 ha sammenhængende natur er et eksempel på et projekt i DN Favrskov, der udspringer af strategiarbejdet: "Vi vil udbygge og bevare mangfoldig og beskyttet natur.
Bliv inspireret af DN Favrskovs strategiplaner og handleplaner til jeres eget strategiseminar.
Alfred Borgs anbefaling til en strategidag:
Find et godt sted, hvor I kan være en hel mødedag, gerne med mad og kaffe serveret.
Vælg en struktureret ordstyrer som moderator til at styre jer igennem dagen - få evt. en udefra eller fra nabo DN-afdelingen.
Start med en fælles brainstorm, som vil være jeres grundlag for første år. Næste år kan I genbruge det ved at gennemgå sidste års strategi og aktivitetsplan. Drøft punkt for punkt om det holder og kan genbruges – ret til, så det passer til jeres nye planer.
Brug en projektor og formuler rettelser på stedet, så alle kan se det. (Formuleringerne kan naturligvis finpudses senere).
Del dagen op i to dele med en frokost i midten for at få et godt afbræk. 1. del om ønsker og planer for året, og 2. del om det organisatoriske og bestyrelsens trivsel. Slut gerne dagen af med en fælles gåtur i naturen i området, hvor man er.
Brug DN Favrskovs modeller til inspiration og tilpas det til jeres egen metode, der genbruges og vedligeholdes år for år.
Øvelse for trivsel i afdelingen:
Bordet rundt
Alle har en seddel hver. Alle skriver max tre punkter ned på sit stykke papir om, hvad man synes fungerer godt, og tilsvarende op til tre punkter om, hvad der ikke fungerer så godt.
Når hver enkelt har skrevet det ned, sendes papiret videre til sidemanden, som så sætter en streg ud for det, man er enig i og sender papiret videre hele vejen rundt om bordet.
Så tælles op, hvilke emner har flest streger. Og om der er emner, der kan puljes – og skiver det op på tavlen og drøfter i fællesskab, hvad man kan gøre ved det.
Fordele ved metoden:
Det bliver en neutral drøftelse, som alle kan deltage i og give input til.
Man får talt om evt. problemer inden de vokser.
Øvelsefor motivation i afdelingen:
Hvordan går det fra 1-10?
Alle stiller sig op på en streg med markering fra 1-10 ud fra, hvordan den enkelte synes det går/har det godt, hvor 1 er skidt og 10 er godt. En person spørger en ad gangen personerne på den markerede streg, hvorfor de står på netop dette sted på stregen, og de forklarer sig. Andre har nu lov til at flytte rundt undervejs ud fra, hvad de hører andre sige (måske moderer det ens synspunkt). Efterfølgende drøftes i plenum, hvad der kan stilles op med det fremhævede. Vigtigt at være lydhør og åben.
Fordele ved metoden: Det er meget konkret, hvor man stiller sig på stregen og dermed en synlig temperaturmåler for fællesskabet, hvordan det går. Det er også en god måde at reflektere over årets gang – hvad har fungeret godt og mindre godt – og hvad kan man gøre ved det.
Forslag til brainstorm
Indled med 3 hurtige runder, hvor hver deltager efter tur skal sige noget, uanset om man lige kan finde på noget eller ej. Så må man sige ”Bøf med løg” eller noget andet tosset.
Herefter kører ordet fortsat rundt, men man må nu godt sige 'pas' og lade sig springe over. Til sidst, når det ebber ud, åbner man for fri tale uden for tur.
Metoden giver alle lige mulighed for at komme med et bud. Ord og formuleringerne fra de andre deltagere kan inspirere og have nuancer, som kan være vigtige at få frem.
Fokus på trivsel
Strategiseminarets del to handler om afdelingens trivsel og organisering fx om forløb af bestyrelsesmøderne, om brug af Podio og mails og om arbejdsgruppernes kompetencer mm. Det kan også være diskussioner om ledelse i formandskabet, for eksempel: ”Er det OK, at Alfred bruger så meget tid på klimaugerne?”
DN Favrskov har over årene fået behov for at nedskrive ”Kommissorier for arbejdsgrupper”, der handler om, hvordan arbejdsgrupper, fx klima, natur, ture osv., kan fungere optimalt på forskellige områder. Hver arbejdsgruppe har en tovholder og klare retningslinjer for, hvordan gruppen arbejder. Ligesom arbejdsplanerne kigges disse kommissorier efter i sømmene på strategidagen.
For at få gang i diskussionerne om trivsel har DN Favrskov flere øvelser, de har gjort brug af. For eksempel ’Bordet rundt ’-modellen, eller ’Hvordan går det fra 1-10’. Du kan læse om øvelserne i Faktaboksen til højre.
Øvelserne er med til at sætte gang i diskussionerne og moderatoren er med til at sørge for at diskussionerne har fokus på mål for opgaver og trivsel.
Er vi på sporet?
DN Favrskov tager en halvårs-tjek hvert år i august-september for at følge op på de aftalte handleplaner fra strategiseminaret i februar. Formålet er at tjekke op på om, afdelingen er på sporet. Mødet i august er en målestok for, om strategiseminaret har været realistisk og de aftalte planer kan nås, om der skal gøres en ekstra indsats for at nå i mål – eller om planerne har været for ambitiøse og skal regulere ned, siger Alfred:
- Heldigvis bliver vi oftest positivt overraskede over, at vi er godt med og har nået rigtig meget. Så falder skuldrene lidt ned og vi kan glæde os over, hvad vi har nået. - Alfred Borg
Når det frivillige arbejde slår sprækker
For Alfred er det uomtvisteligt, at man skal tale om, hvordan afdelingen har det, om alt fungerer godt og om måden, man er sammen på i en afdeling:
- Teams eller grupper kan fungere godt, men små uenigheder og kulturforskelle kan vokse sig store, uden man nødvendigvis opdager det selv, så der begynder at opstå revner og sprækker. De skal helst tages i opløbet, siger Alfred.
Når DN Favrskov opdager, at ’revner’ er på vej, tager de det op til debat og måske bruger de en øvelse til at tale om, hvordan afdelingen har det. Øvelsen er fx en model, hvor hvert bestyrelsesmedlem får et stykke papir og skriver ting ned, om hvordan de synes det går i afdelingen og sender papiret videre rundt om bordet. Alle bidrager ved at give point til de udsagn de er enige i. Når alle papirer er nået bordet rundt, udvælges de emner, der har fået flest point og afdelingen diskuterer i plenum, hvad der kan gøres bedre og sætter det op i en struktur.
Du kan se forslag til trivselsøvelser i faktaboksen til højre og få opskriften på en effektiv brainstorm, som udgangspunkt for en strategidag i jeres afdeling.