Frivilligkoordinator skaber små mirakler

Det er ikke nemt eller hurtigt gjort at rekruttere nye frivillige, introducere dem på en engagerende måde og sørge for, at den enkelte lander i det rigtige spor. For ikke at tale om opfølgning, koordinering og alt derimellem. Det kan de fleste, der arbejder med frivillighed skrive under på.

Derimod er det et løbende arbejde i sig selv, som indimellem kan have det med at smuldre, hvis opgaven er en flydende størrelse mellem kolleger eller bestyrelsesmedlemmer, som i forvejen varetager mange opgaver.

I DN København forsøger man at løse den udfordring ved at have en dedikeret frivilligkoordinator. Koordinatorens opgave er først og fremmest at være den, der har ansvaret for arbejdet med de frivillige for at sikre, at opgaven forankres. Under den paddehat ligger der konkrete opgaver som bl.a. rekruttering af nye frivillige, løbende kontakt til frivillige, overblik og koordinering.

Men alene det, at én person har rollen og har fået fripas til at arbejde med de frivillige som en topprioritet har skabt små mirakler på helt lavpraktisk vis.

I DN København er den person Linda Thyme.

Førstehåndsindtryk, løbende kontakt og Excel-ark er nøgleingredienser

Efter Linda Thyme kastede sig over sin nye rolle, har DN København tredoblet afdelingens frivillige, mens mange af de løst-tilknyttede frivillige er blevet organiseret bedre og kommet tættere på afdelingen eller – på management-sprog – fastholdt. Linda Thyme vil ikke tilskrives hele æren, men kan dog lokkes til at indrømme, at hendes arbejdsgange har bidraget til udviklingen. Og spørger man ind til, hvad det så egentlig er, hun gør, er opskriften faktisk ligetil – men kræver hævetid.

Førstehåndsindtrykket for den frivillige betyder (næsten) alt, det samme gør den personlige kontakt mellem koordinator og frivillig, særligt i de første måneder, og så er et løbende overblik over de frivillige, deres interesser og kompetencer et uundværligt redskab.

Et dilemma som ofte sniger sig ind på folk, der rekrutterer frivillige, er, hvor mange kræfter man skal bruge på en ny frivillig, fordi der som bekendt er en risiko for, at den frivillige ikke bliver hængende så længe, som man kunne håbe på. For Linda Thyme er det imidlertid ikke et dilemma længere, men tværtimod en grundlæggende investering – faktisk lige meget, hvad udfaldet bliver.

- Det er min oplevelse, at jo mere engagerende, personlig og relevant introduktion, jeg giver, jo større er chancen for, at den frivillige engagerer sig i DN. Selvfølgelig er der nogle, der blot kigger ind i butikken og går igen, men samlet set kommer investeringen mange gange igen. Og så er det jo også bare en nødvendig prioritering, fordi nye frivillige er hele grundlaget for, at vi også i fremtiden har en aktiv afdeling, siger hun og fortsætter:

- Og så synes jeg faktisk aldrig, at kræfterne er spildte. For selv hvis jeg bruger en del krudt på en ny frivillig, som ender med at forlade DN hurtigt igen, så tror jeg stadig, at det gode indtryk har værdi på sigt. Jeg tænker dem som en slags ambassadører for DN. Og hvem ved, om de kommer tilbage eller bidrager på anden vis til den grønne sag?

Linda er den første, man møder

Et kommende bestyrelsesmøde i en afdeling kan virke som en naturlig lejlighed til at invitere nye frivillige indenfor for at opleve, hvad DN er for en størrelse. Og for mange fungerer det godt, men ifølge Linda Thyme har bestyrelsesmøder den væsentlige udfordring, at de drejer sig om mange forskellige (og ofte fagligt tunge) emner – og når man møder DN første gang, bør der kun være ét formål: Den frivillige.

Løbende, personlig kontakt er guld værd

Mens et godt førstehåndsindtryk er alfa og omega, er opfølgning og løbende kontakt ifølge Linda Thyme også en nøglefaktor i forhold til at skabe og vedligeholde gode og glade frivillige. Og det gælder alle typer frivillige.

- I den første tid efter, at nye frivillige har mødt DN, er jeg meget opmærksom på at være i kontakt med dem for at sikre, at den virkelyst og ild, der har bragt dem ind, ikke slukkes af den helt naturlige forvirring og tvivl, der opstår, når man kommer ind i en ny sammenhæng. Så hører jeg dem lige, hvordan det går, og om de har brug for en snak.

Og selvom de nye frivillige er et naturligt opmærksomhedspunkt, så er der en anden gruppe frivillige, som Linda Thyme fremhæver flere gange i forhold til den løbende kontakt. Det er dem, der ikke er faste frivillige og er synlige fra uge til uge, men som mere bevæger sig i periferien og indimellem kigger ind og giver en hånd med – fx ved at støtte med praktisk hjælp, når der skal holdes et arrangement.

De løst-tilknyttede frivillige er en type, som nemt kan smuldre mellem fingrene, fordi man ikke ses så ofte, men deres bidrag kan være guld værd, hvis man sørger for at holde kontakten med dem, fortæller Linda Thyme.

- Jeg tror, de er en guldgrube, som vi måske i gamle dage afskrev, fordi de ikke kunne være med til det hele. Men ofte kan de hjælpe med helt konkrete ting, og det må vi ikke tabe. For mig gør det ikke noget, at de er i periferien – så længe de ikke forsvinder helt væk, og det synes jeg sjældent de gør, hvis jeg holder kontakten.

- Ofte kan det bare være en sms eller et opkald, hvor jeg spørger, hvordan det går og giver dem en opdatering på, hvad der sker i afdelingen med fokus på dét, som de interesserer sig for. Det er aldrig et pres for at arbejde, men blot for at give dem muligheden og mest af alt for at holde kontakten.

DN København kom for nylig i kontakt med en grafiker, som gerne ville bidrage til afdelingen med små grafik-opgaver, men som ikke havde tid til møder eller ”fast” engagement. Ham er Linda Thyme nu i kontakt med fra tid til anden. Og sådan er der flere historier:

- Jeg skrev for nylig til en frivillig, som jeg ikke havde været i kontakt med længe. Men jeg vidste, at han interesserede sig for det arrangement, vi skulle til at lave, og han sprang også på. Jeg har også lige været i kontakt med en, som ikke kunne hjælpe nu, men var glad for at høre fra mig og som gerne ville blive i mit ark.

Moder-arket giver overblik og sikrer, at frivillige ikke går tabt

Et af Linda Thymes vigtige redskaber i sit DN-arbejde er hendes ark over frivillige.

- Man kan vel kalde det et slags moder-ark, for det er her hele mit overblik er, siger hun.

Nye frivillige kommer allerede ind i arket efter første møde. Almindelige oplysninger indskrives, så man altid kan komme i kontakt, men også interesser og ønsker, kompetencer, tids-ressourcer og evt. konkrete projekter. Og så opdateres det løbende som et levende dokument.

- Jeg tænker ofte, at det skal jeg da nok huske, når en frivillig fortæller mig, at hun interesserer sig for formidling til børn eller drømmer om at blive skarp til sagsprocesserne i kommunen. Men når man har med mange mennesker at gøre, er der jo en risiko for at glemme den slags. Og derfor er mit ark blevet et af mine vigtigste værktøjer, selvom det er meget simpelt.

Med sit overblik har Linda Thyme styr på mange frivillige. Helt konkret bruger hun det blandt andet til opfølgning hos de løst tilknyttede frivillige, hvor hun så at sige kan ”slå op” i arket og se, hvad de sidst lavede i DN-regi, og hvad de brænder mest for. På den måde sikrer Linda Thyme, at kontakten altid forbliver personlig og relevant.

Et godt råd eller to

Linda Thymes indsats har mildest talt givet pote i DN København, hvor afdelingen har tredoblet sine frivillige fra 25 til 75 på kort tid og er lykkedes med at holde på de fleste.

Den størrelsesorden kan naturligvis ikke konverteres direkte til landområder, fordi København selvsagt udgør et stort hav at fiske i. Og man kan måske få tanken, om det giver mening at lægge samme energi i frivilligindsatsen, hvis man er en DN-afdeling i en mindre landkommune. Det spørgsmål får Linda Thyme også, selvom hun af gode grunde ved mest om hovedstaden.

- Hvis man bor i en kommune, hvor det er svært at rekruttere nye frivillige, så er det måske i virkeligheden endnu mere væsentligt med sådan en rolle. For så er velkomsten og den rette introduktion jo uhyre vigtig. Omvendt kan det måske være, at man bruger knap så meget tid på overblik og opfølgning, som jeg gør, fordi man måske arbejder med et mere overskueligt antal frivillige. Så måske skal de forskellige indsatser vægtes forskelligt afhængigt af, om man bor i en af de større bykommuner eller i landkommuner, men jeg er ikke i tvivl om, at rollen eller en afart af den vil være en styrke alle steder.

Og hvis en DN-afdeling derude overvejer at kaste sig yderligere over arbejdet med frivillige eller forsøge sig med en egentlig koordinatorrolle, sender Linda Thyme her et par konkrete råd med på vejen:

- Og slip dem ikke med det samme bagefter, men følg op og støt dem. Jeg oplever, at mange er glade og trygge ved at have en personlig støtte i starten, også selvom de ikke selv beder om det. DN er en kæmpe butik med tung faglighed og en kompleks organisation, og det kan være et udfordrende miljø at komme ind i. Og sidst: Vokser antallet af frivillige, så forsøg at sætte det lidt i system over tid og få et løbende overblik. Det giver ro og gør mig skarpere i forhold til de frivillige, siger Linda Thyme og kommer med en sidste opfordring:

- De frivillige er jo hele fundamentet for vores fantastiske forening, så lad os værne om dem, så godt vi kan.