Tips til møder
Et vigtigt led i at opnå konkrete resultater er gode, inspirerende møder i afdelingen.Meningen med møderne er at træffe fælles beslutninger og blive gensidigt informeret og inspireret, samt at pleje de personlige relationer afdelingens medlemmer imellem. Det er både inspirerende og styrker det sociale sammenhold, at få fælles oplevelser, så inviter eksempelvis en spændende oplægsholder eller tag på tur i forbindelse med mødet.
Overvej hvor hyppigt I har brug for at mødes i DN Ung-afdelingen, for at I kan nå jeres mål og opretholde gode sociale relationer. De fleste steder vil et møde hver 5. – 6. uge være nok til at koordinere indsatsen i de forskellige arbejdsgrupper. Et alternativ til fysiske møder er at træffe beslutninger og informere løbende om opgavernes udvikling via Podio og e-mail. I forretningsordenen for afdelinger er de nærmere regler omkring elektroniske høringer beskrevet. Aftal en mødeplan i afdelingen for ½ - 1 år ud i fremtiden. Så kommer et afdelingsmøde ikke bag på nogen.
I kan lægge de kendte arbejdsopgaver ind i foreløbige dagsordner for året, så kommer mødeplanen også til at fungere som arbejdsplan. Brug møderne på fremadrettede diskussioner og beslutninger. Det gør man bedst ved, at der forud for møderne er rundsendt orienteringer om de forskellige opgaver og eventuelle problemområder. Formelt skal det fremgå af dagsordenerne, hvad der skal træffes beslutning om, og udsendelse skal ske senest 3 hverdage før mødet. Skriv beslutningsreferat på mødet med udgangspunkt i dagsorden-dokumentet. Så kan referatet godkendes inden mødet slutter, og der spares tid og bureaukrati på godkendelsesproceduren.
Dialog imellem møderne
Kommunikationen er et væsentligt parameter for, om afdelingen er velfungerende. Er der god dialog internt i afdelingen, både på og mellem afdelingsmøder og arbejdsgruppemøder? Får alle lov til at komme til orde og lytter man til hinanden? Hvordan tager man imod nye frivillige i afdelingen – er der en procedure for det? Og virker den efter hensigten? Og hvordan med den eksterne kommunikation? Når afdelingen ud med sine budskaber?
I den velfungerende afdeling er der god kommunikation, også mellem møderne. Et redskab her er Podio, der giver mulighed for at føre debatter internt i afdelingen og på de enkelte arbejdsopgaver. Kniber det med at komme til orde, er det en mulighed at vælge en ordstyrer eller at holde talerunder, hvor hver deltager fx har 2 minutter til at sige sin mening om en bestemt sag. Under menupunktet "Sådan gør vi" er samlet en lang række redskaber, som afdelingen kan bruge til at strukturere og forbedre sin eksterne kommunikation.
Object reference not set to an instance of an object.