Ofte stillede spørgsmål PODIO

Du kommer ind på Podio ved at følge linket www.podio.com. Det kræver dog, at du har fået en invitation fra din afdeling eller fra en i sekretariatet. Du skal bede om adgang til din afdelings arbejdsrum (skriv til podio@dn.dk). Du kan evt. gemme adressen "https://dndk.podio.com/dn-afdelingsnavn/" som en genvej på din computer, så du altid kommer direkte ind i afdelingens arbejdsrum.

Man logger ud ved at klikke på "Min konto" under sit navn oppe i venstre hjørne. Hermed kommer et gardin frem, hvor der nederst står "Log ud". Du skal ikke "forlade workspace", idet du så ikke kan komme ind igen, medmindre du bliver inviteret igen.

Podio er et dansk udviklet system, men som har internationale ambitioner - og som i øvrigt er blevet opkøbt af en stor amerikansk it-virksomhed. Ud over nogle enkelte begreber - som fx begrebet "workspace" - er det hele på dansk, og hvis du har det på engelsk, så skyldes det, at systemet af en eller anden grund tror, at du er engelsksproget. På login-siden kan du vælge et dansk flag øverst i højre hjørne. Det skulle gerne hjælpe på sprogproblemerne.

Du kan ændre i reglerne for, hvornår du modtager mails om aktiviteter i Podio. Det gør du under 'Min konto' - lige under dit navn øverst i venstre hjørne. Vælg Kontoindstillinger og herefter "Email og Notifikationer". Her kan du selv bestemme, i hvilke situationer du vil have besked. Som udgangspunkt "følger" du aktivitetsstrømmen (forsiden af jeres arbejdsrum), dvs. at når nogen skriver noget her, får du besked. Hvis du klikker i den grønne prik med fluebenet nederst på denne side (der hvor der står "Følg ikke"), så vil du ikke længere på mail følge med i, hvad der sker i aktivitetsstrømmen, men kan altid gå ind og se selv.

Der er to steder, du kan rette din adresse: i din profil og i dine kontoindstillinger. Mailadressen i din profil er den, som andre kan se, når de ser på din profil, mens den under kontoindstillinger er den, du bruger til at logge på med – og den, som modtager mails fra Podio. Skal du ændre den mailadresse, som du logger ind med, trykker du på Min konto – under dit navn > vælg kontoindstillinger. Klik på teksten: ”+ Brug en anden e-mailadresse - brug din firmaemailadresse og få det gratis medarbejdernetværk”. Når den er rettet og bekræftet, burde du kunne bruge den til at logge ind med.

Afdelingen kan godt selv invitere nye medlemmer ind i arbejdsrummet. Hvis der opstår problemer, når I inviterer nye medlemmer ind i arbejdsrummet, kan I bede sekretariatet om hjælp ved at sende en mail til podio@dn.dk med navn og en e-mailadresse på den, der skal inviteres.

Når du trykker på DEL, kommer det ud til alle, på den måde, at det kommer til at stå i aktivitetsstrømmen. Hvis du nævner nogen, er det stadig synligt for alle, men dem, der nævnes, får besked om det. Man kan vælge at ændre sine kontoindstillinger sådan, at man ikke får besked, hver gang der ligger noget i aktivitetsstrømmen, men kun når man bliver nævnt.

Det er faktisk mest i den sammenhæng, at det er relevant at nævne nogen. Hvis du vil sende noget, der kun skal ses af en enkelt eller udvalgte, så kan du sende en besked til dem - her fra din podio-indbakke (kuvert-ikonet øverst i den blå bjælke).

Gå ind i Sager og sørg for, at der er et "grønt flueben" til højre (som standard er der et blåt flueben). Et grønt flueben betyder, at du får besked i din mail-indbakke, når nogen foretager sig noget med en sag (uploader en fil, skriver en kommentar etc.). Dette forudsætter selvfølgeligt, at du stadig under dine emailindstillinger i Podio har valgt "at modtage en besked, når der er aktivitet i en sag".

Hvis du har brug for rådgivning i forbindelse med en konkret sag, kan du “tagge” en medarbejder i en kommentar til sagen. Det gør man ved at skrive et @ og vælge navnet i listen. På den måde kan de andre i afdelingen også se, at der er en kommunikation i gang. Du kan kun nævne medarbejdere, der er med i arbejdsrummet.

Du kan sende mails til alle, som er medlem af arbejdsrum, som du selv er medlem af. Det vil sige de andre medlemmer i afdelingen plus de medarbejdere, som du ser ude i højre side af afdelingens arbejdsrum. Hvis du er med i et netværk, kan du således også sende til de andre medlemmer af netværket. Du kan ikke sende mails til folk udenfor Podio eller udenfor dine egne arbejdsrum.

Man kan ikke slette sager. Men man kan slette de filer, der hører til en sag under Sager. Hvis nogen skulle gøre det med vilje - og samtidig redigerer i beskrivelsesfeltet og i titlen, så man faktisk bare har en sag uden indhold overhovedet, så bliver denne redigering logget. Det vil fremgå, at sagen er blevet redigeret, hvornår det er sket, og hvem der har gjort det. Når man går ind på sagen, kan man ude i højre side se, hvad der er foretaget af ændringer, og man kan gå tilbage til tidligere versioner og på den måde rekonstruere beskrivelsesfeltet. Men altså desværre ikke evt. slettede filer - de er væk og ligger heller ikke i nogen papirkurv, som vi har adgang til, og kan altså kun rekvireres igen fra kommunen.

Enten kan man blot lægge dem i aktivitets-strømmen og blot lade ordet "referat" fremgå - og man vil da altid kunne søge referater frem ved at bruge søgefeltet øverst i højre hjørne. Hvis man gerne vil have mere samling på mødereferater og mødebilag, så har vi lavet en funktion, som afdelingen bare kan få ind som et ekstra menupunkt ved siden af Sager. Her kan man lægge referater. Hvis det er relevant for jeres afdeling, så skriv til podio@dn.dk, så får I den lagt ind.

Podio kan hentes som App til Smartphones, sådan at man har sin aktivitetsstrøm og indbakke her. Har du en Iphone, kan du også få adgang til menupunktet Sager og evt. andre menupunkter via telefonen: Gå ind i Podio via nettet, klik på det menupunkt, du ønsker tilføjet, klik på svensknøglen yderst til højre og vælg 'Tilføj til Iphone'. Du kan også få en fuld App ved at gå i iTunes eller Google Play.

Bed Sekretariatet om hjælp til at få delt en konkret sag med et eller flere medlemmer i en anden afdeling.

Podio virker med Internet Explorer 11+, Google Chrome 50+ og Firefox 50+, Safari 7.0+, men dårligt i tidligere versioner, som ikke længere supporteres. Man kan opleve, at sager ikke kan åbnes, at sagerne slet ikke kommer frem eller at man ikke kan skrive en kommentar. Firmaet bag Podio har optimeret deres program til Google Chrome og Internet Explorer 10+.

En af fordelene ved Podio er, at man kan tilrette arbejdsrummene i Podio, så de passer bedre til den enkelte afdelings behov. Man kan fx få et ekstra menupunkt til at samle mødereferater og andre mødedokumenter, eller man kan få et særskilt menupunkt til forskellige arbejdsgrupper, mailbox m.m. Skriv til din organisationskonsulent og fortæl om dine ønsker, så vil vi forsøge at tilrette jeres Podiorum.