Guide til lokalafdelingens postkasse

Ansvaret for at tilse og vedligeholde mailboksen er som udgangspunkt formandens, men kan med fordel videregives til en eller flere i bestyrelsen som en postkassemesteropgave, f.eks. til fordeling af post til afdelingens arbejdsgrupper.

Det er afdelingens bestyrelse, der bestemmer, hvem der skal have adgang til mailboksen, og hvem, og hvordan mails besvares. Det er almindeligvis acceptabelt, at mails besvares inden for en uge, men det skal naturligvis aftales af bestyrelsen og beror på alene på afdelingens kapacitet. Bestyrelsen og ikke mindst formanden må have afklaret disse spørgsmål, da det er en vigtig del af afdelingens kommunikation udadtil.

Har du fået adgang til mailboksen, skal du for at læse e-mail gå ind på adressen https://outlook.office.com/

På siden skal du klikke på LOG PÅ, hvorefter du bliver spurgt om Brugernavn og Adgangskode, der oprindeligt - men kan være ændret - følger denne form:

Brugernavn: afdelingsnavn@dn.dk

Adgangskode: XX-YYY

Forespørgsler om adgangskode rettes af formanden til din organisationskonsulent.

I mailboksen kan der opsættes en regel, så posten automatisk videresendes til en eller flere e-mails. Dette for at få mails direkte, når der skrives til afd. mailen og for at slippe for at logge på outlook.office.com

Har du problemer med at få videresendt jeres afd.mailpost, så kontakt din organisationskonsulent.

Det er muligt at få sat et menupunkt op i jeres afdelings Podiorum, hvor I kan se indkommen mail i afd.mailen som en kopi. Man kan kun læse indkommen post, ikke besvare. Det giver en godt overblik for alle i afdelingen at kunne se det samlede overblik over indkomne sager i Podio og indkomne mailhenvendelser til afdelingen. For at få sat afd.mailen til at videresende til Podio som kopi, skal I kontakte jeres organisationskonsulent.

Der er en række funktioner i mailboksen, f.eks. markering af meddelelser med forskelligfarvede flag. Det har visse afdelinger anvendt i forhold til en arbejdsdeling. Derfor kan det være en god ide at studere de forskellige muligheder.