Guide til arbejdsdeling

Aftal fra starten formål, opgaver, mandat, roller og forventninger mellem arbejdsgruppen og bestyrelsen. For at rammer og aftaler er tydelige, anbefaler vi at I formulerer et kommissorium dvs. en samarbejdsaftale, som godkendes af bestyrelsen. 

Se eksempel på kommissorium

Et kommissorium skaber klarhed om, hvad arbejdsgruppen selv kan beslutte, og hvornår noget skal tilbage til bestyrelsen. Det kan fx være relevant, at bestyrelsen er involveret, når arbejdsgruppen har dialog med myndigheder eller pressen eller inden der sendes et nyhedsbrev ud til alle medlemmerne, så lokalafdelingen står samlet og har en fælles linje.

Bestyrelsens opgave er derfor ikke at godkende alle aktiviteter eller deltage i alle gruppemøder, men at:

• Give et tydeligt mandat.

• Sikre sammenhæng med lokalafdelingens mål og planer.

• Aftale økonomiske og organisatoriske rammer.

• Have løbende dialog med gruppen.

• Være sparringspartner ved behov.

Når mandatet er klart, kan arbejdsgruppen selv planlægge aktiviteter, rekruttere frivillige, afholde møder og drive arbejdet fremad.

Aftal fra starten, hvem der gør hvad, så det er tydeligt, hvem der har ansvar for de enkelte opgaver. Fordel opgaverne efter interesse, kompetencer og den tid, den enkelte har mulighed for at lægge i arbejdet. Det gør det lettere for alle at bidrage på en måde, der passer til dem, og mindsker risikoen for, at opgaverne ender hos få personer. 

Det vigtigste er ikke, at alle har en fast rolle, men at gruppen har en fælles forståelse af, hvem der gør hvad, hvem der følger op, og hvornår opgaverne skal være løst.

Udpeg samtidig en tovholder, som har ansvar for at holde overblik og sikre fremdrift. Tovholderen behøver ikke være den, der løser flest opgaver, men fungerer som gruppens samlingspunkt. Det kan fx være tovholderens opgave at indkalde til møder, følge op på aftaler, koordinere opgaver og sørge for, at relevante informationer bliver delt med resten af gruppen og eventuelt bestyrelsen.

En god størrelse er 3-6 personer. Er I flere, så anbefaler vi at dele gruppen op.

Når frivillige oplever, at deres idéer og vurderinger har betydning, og at de har reel indflydelse på opgaven, styrker det både motivation, ansvar og engagement.

Bestyrelsens rolle er derfor først og fremmest at sætte retningen, skabe gode rammer og være tilgængelig, når arbejdsgruppen har brug for sparring eller skal træffe beslutninger, der ligger uden for dens mandat.