Guide til arbejdsdeling

Aftal fra starten arbejdsgruppens formål, opgaver, mandat og rolle mellem arbejdsgruppens medlemmer og bestyrelsen. Det er vigtigt at forventningsafstemme og at der er tydelige rammer for gruppens arbejde. Derfor anbefaler vi at I formulerer et kommissorium dvs. en samarbejdsaftale, som godkendes af bestyrelsen.

Se eksempel på kommissorium (Klik her)

Et kommissorium skaber klarhed om, hvad arbejdsgruppen selv kan beslutte, og hvornår noget skal tilbage til bestyrelsen. Bestyrelsens opgave er derfor ikke at godkende alle aktiviteter eller deltage i alle gruppemøder, men det kan fx. give mening at aftale, at bestyrelsen er involveret, når arbejdsgruppen har dialog med myndigheder eller pressen eller inden der sendes et nyhedsbrev ud til alle medlemmerne, så lokalafdelingen står samlet og har en fælles linje.

Eksempler på rollefordeling: 

Aftal fra starten, hvem der gør hvad, så det er tydeligt, hvem der har ansvar for de enkelte opgaver i arbejdsgruppen. Fordel opgaverne efter interesse, kompetencer og den tid, den enkelte har mulighed for at lægge i arbejdet. Det gør det lettere for alle at bidrage på en måde, der passer til dem, og mindsker risikoen for, at opgaverne ender hos få personer. 

Det vigtigste er ikke, at alle har en fast rolle, men at gruppen har en fælles forståelse af, hvem der gør hvad, hvem der følger op, og hvornår opgaverne skal være løst.

Giv plads

Folk ønsker at være frivillige på forskellige måder; nogle kan være idebomber mens andre er klar på eksekvering. Husk at giv plads til hinandens ideer og behov; så styrker I folks lyst til at engagere sig yderligere og tage ansvar.

Tovholdere

Udpeg samtidig en tovholder, som har ansvar for at holde overblik og sikre fremdrift. Tovholderen behøver ikke være den, der løser flest opgaver, men fungerer som gruppens samlingspunkt. Det kan fx være tovholderens opgave at indkalde til møder, følge op på aftaler, koordinere opgaver og sørge for, at relevante informationer bliver delt med resten af gruppen og eventuelt bestyrelsen.

En arbejdsgruppe fungerer typisk godt, når alle medlemmer kender og er enige om gruppens formål. Overvej derfor, hvad I gerne vil opnå med gruppen. Det kan både være et større, langsigtet mål og mindre, konkrete mål undervejs.

Store mål kan skabe gejst og give en fælles forståelse af, hvilken forskel gruppen kan gøre – både i lokalafdelingen og lokalsamfundet. Mindre mål gør det lettere at se fremskridt og skabe en følelse af succes undervejs.

Eksempler på store mål:

• At engagere flere i naturen og lokalafdelingens arbejde.

• At understøtte rekruttering og fastholdelse af nye og nuværende medlemmer af DN.

Eksempler på mindre, konkrete mål:

• Afholde tre events om sommerfugle det næste år.

• Lave tre opslag på sociale medier om sommerfugle.