Da DN Odder inviterede til frivilligmøde den 12. juni, havde formand Jette Vilstrup og næstformand Henry Lind ikke forventet så stor interesse. 

– Vi blev virkelig overraskede over det flotte fremmøde. Odder er en lille kommune, men det viste os, at der er mange mennesker, som gerne vil gøre noget for naturen, når de bliver inviteret ind og kan se forskellige muligheder for at være med, fortæller Jette. 

På mødet blev det konkret, hvad de fremmødte kunne engagere sig i, og der var samtidig plads til deres egne idéer. Det kunne blandt andet være at arrangere ture, samle vilde blomsterfrø, arbejde med klima eller bidrage til kommunale sager og høringssvar. 

Nye frivillige får altid tilbudt en kop kaffe og en uforpligtende samtale med Henry, som ud over at være næstformand også er afdelingens frivilligkoordinator. Idéen har han fået fra Ellen Esmann, der er frivilligkoordinator i DN Aarhus og som har arbejdet på den måde i mange år. Afdelingen er samtidig blevet mere opmærksom på at spørge naboer, venner og i deres netværk, om de kunne have lyst til at blive frivillige. 

– Når vi spørger folk, vi møder eller kender fra andre sammenhænge, siger de fleste faktisk ja, fortæller Henry. 

Den store interesse har styrket afdelingens tro på, at DN Odder kan tiltrække langt flere frivillige. Henry mener derfor ikke, at det er urealistisk, at afdelingen har 30–50 aktive frivillige om to år. Det handler dog ikke om at nå et bestemt tal. Flere aktive gør det muligt at fordele opgaver på flere hænder, sætte flere aktiviteter i gang og give plads til forskellige interesser og kompetencer. 

En ny måde at organisere afdelingen på 

Allerede inden formandsskiftet for halvandet år siden var afdelingen begyndt at organisere opgaver og arbejdsgange på en ny måde. Den tidligere formand, Ib Salomonsen, havde gennem mange år ydet en stor og engageret indsats og påtaget sig mange af afdelingens opgaver. Ib er fortsat aktiv i sagsarbejdet, men formandsskiftet gav anledning til at overveje, hvordan ansvar og opgaver kunne fordeles på flere. Jette blev ny formand, og sammen med Henry Lind, der er den ene af afdelingens to næstformænd, satte hun yderligere skub i udviklingen. 

Hverken formanden eller de to næstformænd har en naturvidenskabelig baggrund. Til gengæld har de stor erfaring med mennesker, samarbejde og organisationsudvikling. 

"Der er ingen organisation, hvor ét menneske kan alt. Det afgørende er, at forskellige mennesker supplerer hinanden og får mulighed for at bidrage med det, de kan" - Henry Lind

Bestyrelsen begyndte derfor at se på sine egne arbejdsgange. Kunne møderne blive kortere og mere strukturerede? Kunne dagsorden, mødeledelse og referat fordeles på flere? Og kunne aktiviteter og arbejdsgrupper gøre det lettere for nye at finde en vej ind? 

– Vi begyndte med nogle små ændringer, som viste, at opgaverne godt kunne fordeles på flere, fortæller Jette. 

En vigtig erfaring fra Odder er derfor, at udviklingen ikke behøver begynde med en stor, færdig plan. En afdeling kan starte med at fordele nogle få opgaver, udpege en kontaktperson til nye frivillige og tale om, hvilke muligheder der skal være for at engagere sig. 

Hav konkrete opgaver klar 

Når nye frivillige henvender sig, tager Henry den første kontakt. Han spørger ind til, hvad der har givet personen lyst til at engagere sig, hvilke emner der interesserer, og hvor meget tid personen har lyst til at bruge. 

– Det vigtigste er at tage udgangspunkt i det, folk brænder for. Det skal være lysten, der driver arbejdet. Nogle har masser af tid og energi, mens andre måske kan være med til én aktivitet om året. Begge dele er lige værdifulde, siger Jette. 

Samtidig er det vigtigt, at afdelingen har noget konkret at tilbyde. DN Odder arbejder derfor med at skabe overblik over arbejdsgrupper, aktiviteter og opgaver, som nye frivillige kan gå ind i. 

Ti mennesker samler vilde frø 

Et tydeligt eksempel på afdelingens åbenhed over for nye idéer er arbejdsgruppen ‘Odders Vilde Frø’. 

Idéen kom fra et nyt og yngre medlem af bestyrelsen, som ønskede at arbejde med indsamling og deling af lokale vilde frø. I stedet for at forsøge at passe idéen ind i en eksisterende aktivitet fik han mulighed for selv at føre ideen ud i livet. 

Omkring ti personer meldte sig til gruppen. Nogle var helt nye, mens andre allerede kendte afdelingen. Gruppen blev dermed både en ny aktivitet og en ny vej ind i DN Odder. 

Ud over Odders Vilde Frø har DN Odder arbejdsgrupper med fokus på blandt andet politiske sager, grøn trepart, arrangementer, naturinteresser og kommunikation. Der er også spirende idéer om aktiviteter for børn, naturpleje og klima. 

Arbejdsgrupperne har frihed til at udvikle deres egne aktiviteter, men skal have en tovholder, der holder en forbindelse til bestyrelsen. 

"Bestyrelsen skal ikke fortælle grupperne, hvordan de skal løse deres opgaver. Men grupperne skal vide, hvor de kan få hjælp og sparring" - Jette Vilstrup

 Alle bidrag tæller 

Et vigtigt mål har været at gøre op med forestillingen om, at bestyrelsen udfører det egentlige arbejde, mens andre frivillige blot hjælper til. Nogle bidrager gennem bestyrelsen. Andre arrangerer ture, samler frø, arbejder med kommunikation eller går ind i en konkret sag. Alle er aktive i afdelingen – blot på forskellige måder. 

– Afdelingen skal væk fra en opdeling, hvor bestyrelsen laver det seriøse arbejde, og de andre bliver betragtet som en slags frivillige medarbejdere. Alle bidrager, siger Henry. 

Det betyder også, at nye frivillige ikke automatisk bliver inviteret med til et langt bestyrelsesmøde. 

– Det gør vi aldrig med nye frivillige, for så ser vi dem ikke igen, fortæller Henry. 

En person, der interesserer sig for vilde planter, børn, naturpleje eller klima, har ofte mere glæde af at begynde i en arbejdsgruppe eller ved en konkret aktivitet. Bestyrelsens opgave er derfor ikke at drive alt selv, men at skabe rammer, forbinde mennesker og hjælpe flere med at lykkes. 

 Fællesskabet er også en vej ind 

Ikke alle er klar til straks at påtage sig en bestemt opgave. Nogle har først brug for at lære menneskene og afdelingen at kende. Derfor har ture, fælles oplevelser og mere uformelle fællesskaber også stor betydning. 

Afdelingen har blandt andet en gruppe af naturentusiaster, der mødes for at fordybe sig i fugle, planter og andre arter. Aktive tager også sammen til Naturmødet og DNs grønne landsmøde. 

På den måde har afdelingen fået kontakt til mennesker med en løsere tilknytning – det, Henry med et glimt i øjet kalder afdelingens "hangarounds". De er stadig frivillige og en del af fællesskabet, selvom de ikke deltager i en fast arbejdsgruppe eller er med hver uge. 

– Når man først har været sammen med folk nogle gange og oplevet, at det er et rart sted at være, bliver det lettere at finde sin egen måde at bidrage på, siger Henry. 

 Information skal deles bredt 

DN Odder har også arbejdet med at gøre information lettere tilgængelig for alle aktive. 

Tidligere lå meget viden i systemer, som især bestyrelsen kendte. Det gjorde det vanskeligt for andre at følge med i møder, aktiviteter og arbejdsgrupper. 

– Bestyrelsen skal passe på ikke at sidde og »putte sig i Podio. Hvis mennesker skal føle sig som en del af afdelingen, skal viden deles bredt og ikke kun i Podio, siger Henry. 

Afdelingen arbejder derfor med en fælles kalender og udsender en intern nyhedsmail med nyt fra bestyrelsen og arbejdsgrupperne. 

Den udadvendte kommunikation er også blevet styrket. DN Odder er kommet på Instagram og viser i højere grad sine aktiviteter frem på hjemmesiden, sociale medier og i nyhedsbreve. Det gør det lettere for medlemmer og potentielle frivillige at se de forskellige muligheder for at engagere sig. 

Afdelingen understreger samtidig, at udviklingen kræver tålmodighed. Nogle nye forsvinder hurtigt igen, og når flere skal dele information, kan der også opstå forvirring om kommunikationen. 

 Selv rullepølsemadderne kom til eftersyn 

En kulturændring viser sig også i de små vaner. I mange år havde bestyrelsen tradition for rullepølse på hvidt brød til møderne. Men efterhånden som nye og yngre frivillige – herunder vegetarer – kom til, blev maden et konkret eksempel på, at afdelingen måtte være opmærksom på forskellige behov. Løsningen var ikke at forbyde rullepølsen. I stedet blev forplejningen tænkt bredere, og flere fik mulighed for at tage noget med, de selv havde lyst til at spise. 

– Det kan lyde som en lille ting. Men det handler om at spørge: Kan noget gøres anderledes, end det altid er blevet gjort? siger Henry. 

Det samme spørgsmål kan stilles til møder, sprog og traditioner. Hvordan opleves afdelingen af en person, der kommer første gang? Er det tydeligt, hvordan man kan være med? Og bliver der spurgt ind til den enkeltes interesser og behov? 

 Start med nogle få konkrete ændringer  

DN Odders udvikling begyndte med nogle enkle ændringer. Opgaver blev fordelt på flere hænder, nye frivillige fik en tydelig kontaktperson, og arbejdsgrupper blev en lettere vej ind i afdelingen. Siden er nye aktiviteter, kommunikationsformer og fællesskaber kommet til. 

Erfaringerne kan samles i syv gode råd: 

1. Aftal, hvem der tager imod nye frivillige.  

2. Spørg ind til motivation og interesser, og vær åben for, at nye interesser kan føre til nye aktiviteter.  

3. Invitér til en aktivitet eller arbejdsgruppe, hvor det er let at deltage.  

4. Sørg for, at hver arbejdsgruppe har en tovholder.  

5. Del opgaver, ansvar og information blandt alle aktive.  

6. Tal om vaner og arbejdsgange, som kan være ekskluderende eller svære for nye at forstå.  

7. Vær tålmodig, og accepter, at nye arbejdsgange og en kulturændring tager tid.