Guide til årsmøder

Årsmødet skal være indkald til med rettidig omhu. Altså skal I have indkaldt til mødet i god tid. Det kan I gøre på mange møder. Vi anbefaler at I som minimum deler det på afdelingens hjemmeside 2 uger forinden mødet. 

Medlemsbladet: 

Annoncering af årsmøder kan desuden ske i Avisen Natur og Miljø. Deadline for indberetning er 1. oktober til udgivelse 15. november.  

For at annoncere i Avisen Natur & Miljø skal I indtaste information om mødet i turindtastningen. Har du brug for hjælp til turindtastningen, kan du finde det her.  

Udfyld titel samt tid og sted. Hvis I endnu ikke har programmet på plads, kan I skrive: "Program ifølge vedtægterne" under "Beskrivelse" I kan også skrive dagsorden. Vælg kategorien Årsmøde under indtastningen, så bliver jeres årsmøde automatisk annonceret på hjemmesiden: www.dn.dk/ture og medtaget i Avisen Natur & Miljø til september. 

Nyhedsbrev: 

Send en direkte invitation til medlemmerne på deres email - enten ved at sende et nyhedsbrev, hvis I allerede udsender nyhedsbreve eller ved at sende almindelig mail til medlemmernes mailadresser. 

Lokale medier: 

Et årsmøde i den lokale DN-afdeling kan blive til to fine artikler i de lokale aviser. 

I den første pressemedelelse inden årsmødet kan I skrive om, hvad I har lavet i årets løb, og opfordre borgere i kommunen til at møde op. 

Efter årsmødet kan I skrive om, hvad der skete på årsmødet, samt om, hvem der er formand. Hvad enten I har fået en ny formand, eller den gamle formand er genvalgt, kan I skrive et lille portræt af formanden og hans/hendes mærkesager i forhold til natur og miljø i kommunen. 

Hvis I holder et arrangement i forbindelse med årsmødet, er der endnu større chance for, at lokalaviserne vil skrive om det.

Udover at annoncerer årsmødet skal afdelingens administrator gå ind på medlemssystemet og skrive datoen for årsmødet. På den vis ved organisationskonsulenterne hvornår I afholder mødet og kan på den måde bedre assistere jer. 

Stemmeberettigede: 

Alle kontingentbetalende personer, som har været medlem i mere end 2 måneder er stemmeberettigede. I kan hente listen over stemmeberettigede i medlemssystemet. Se vejledning

Valgbare: 

Personlige medlemmer af DN er valgbare. Organisationer, institutioner, firmaer mv. kan også være medlemmer af DN, men de er ikke valgbare.  
Man behøver ikke at være fysisk til stede under mødet for at blive valgt så længe man har meldt sit kandidatur forinden. 

Hvert år er en tredjedel af bestyrelsen på valg. Det betyder, at man som bestyrelsesmedlem er på valg hver tredje år. Suppleanter er på valg hvert år.
Formand og næstformand vælges hvert år af bestyrelsen til et konstituerende møde efter årsmødet. 

Er du i tvivl om, hvem der er på valg, kan jeres administrator af medlemssystemet tjekke det under fanen "bestyrelse". Se vejledning 
Eller kontakte jeres organisationskonsulent.  

Bestyrelsen skal desuden konstituere sig. Det vil sige, at I skal have valgt jeres formand og næstformand (evt. flere i formandskabet). Det anbefales at holde det konstituerende bestyrelsesmøde i forlængelse af årsmødet (hvis hele bestyrelsen er til stede) eller kort derefter. Konstitueringen skal senest ske 4 uger efter årsmødet. 

Herefter - og inden årets udgang - er det vigtigt, at afdelingens administrator går ind i medlemssystemet og ændrer/opdaterer afdelingens "roller". Altså opretter årets valgte bestyrelsesmedlemmer (kun de, der var på valg), samt rollerne for formand, næstformand og alle suppleanter. Se vejledning