En ny frivillig skriver en mail, men det er uklart, hvem der skal svare. En person bliver inviteret med til et møde, men ingen har fået besked om at tage imod. Eller en interesseret frivillig får en god første samtale, men hører ikke mere bagefter. Det skyldes sjældent manglende vilje. Der er mange opgaver i afdelingerne, og modtagelsen af nye er ikke altid organiseret på forhånd.  

Derfor er der udviklet en ny guide med fem konkrete værktøjer, som skal gøre det lettere for lokalafdelingerne at tage imod nye frivillige. Værktøjerne hjælper med at skabe en enkel og tryg vej fra den første henvendelse til en aktivitet, opgave eller arbejdsgruppe. 

Et års arbejde med frivilligstrategien 

Organisationsudvalget i DN har det seneste år haft særligt fokus på, hvordan DN kan lykkes med frivilligstrategiens mål om at engagere flere frivillige, og hvordan DNs Strategi for Aktive & Frivillige bedst kan føres ud i organisationen. Udvalget har i samme periode fået særlig opbakning af hovedbestyrelsen i kraft af flere hovedbestyrelsesmedlemmer, der har indgået i organisationsudvalgets arbejde. Organisationsudvalgets formål er at rådgive hovedbestyrelsen  i organisatoriske spørgsmål.  

Arbejdet i organisationsudvalget samlede sig om fem overordnede indsatsområder: 

1. Værktøjskasse med anbefalinger til at tage godt imod nye frivillige lokalt  

2. Frivilligkoordinatorer i alle afdelinger 

3. Styrkelse af det sociale fællesskab 

4. Etablere et nyt Frivilligkoordinatornetværk 

5. Uddannelse i frivilligledelse 

Som en del af arbejdet blev der nedsat to særlige arbejdsgrupper. Den ene for at udvikle de nye værktøjer og en guide til, hvordan afdelingerne kan tage godt imod nye frivillige. 

Den anden arbejdsgruppe har udviklet en ny kernefortælling til DNs lokalafdelinger om DN som et fællesskab, hvor mange forskellige former for engagement tæller – fra debat og planlægning til praktisk arbejde og aktiviteter i naturen. Fortællingen sætter ord på, hvordan forskellige erfaringer, kompetencer og idéer gør DN stærkere og skaber mulighed for at gøre en forskel sammen. 

Derudover er der dette forår i maj måned oprettet et nyt Frivilligkoordinatornetværk, hvor frivilligkoordinatorer, tovholdere og andre med interesse for frivillighed kan få inspiration, sparring og udveksle erfaringer. 

Fra interesse til en konkret vej ind i afdelingen 

De nye værktøjer tager udgangspunkt i situationer, som mange afdelinger kender. En ny frivillig skriver en mail, men det er uklart, hvem der skal svare – og hvad der skal ske efter den første telefonsamtale. Derfor har organisationsudvalget og flere frivilligkoordinatorer været med til at udvikle værktøjer, skabeloner og gode råd, som enten kan bruges samlet eller hver for sig alt efter, hvor afdelingen har størst behov. 

1. Afstem, hvem der tager imod nye frivillige 

Det første værktøj hjælper bestyrelsen med at aftale, hvem der tager den første kontakt, hvilke aktiviteter nye kan inviteres med til, og hvem der tager imod første gang. 

Anbefalingen er at afsætte 30–45 minutter på et bestyrelsesmøde til at aftale tydeligt, hvem der gør hvad, når nye henvender sig. 

Det kan være en fordel at udpege én eller to frivilligkoordinatorer, som tager den første kontakt og hjælper nye videre ud i en arbejdsgruppe eller i en opgave. Koordinatoren skal ikke stå for hele forløbet alene. Andre i afdelingen skal være klar til at tage imod i den konkrete aktivitet eller arbejdsgruppe. 

2. Find gode opgaver til nye frivillige 

Det næste værktøj handler om, at det kan være svært for nye at gennemskue, hvor de kan bidrage og være med. Derfor hjælper det andet værktøj afdelingen med at finde og beskrive opgaver, der er gode at begynde med. En god første opgave er konkret, overskuelig og meningsfuld. Det kan være at deltage i naturpleje, hjælpe ved et arrangement, tage billeder, skrive en kort tekst eller være med til en afgrænset faglig opgave. 

Anbefalingen er at lave en kort liste over aktuelle muligheder. Listen skal rumme både praktiske og faglige opgaver og forskellige grader af engagement. Nogle ønsker at bidrage fast, mens andre helst vil være med til en enkelt aktivitet eller en konkret opgave. Engagement behøver ikke være langvarigt for at være værdifuldt. 

3. Skab en god første kontakt og samtale 

Når en person henvender sig, er motivationen ofte høj. Et hurtigt og personligt svar viser, at interessen er velkommen. Det tredje værktøj giver derfor hjælp til den første kontakt og samtale, hvor formålet er at lære den nye lidt at kende og finde en god vej videre. 

Gode spørgsmål åbner for, hvad der har vakt interessen for DN, hvilke opgaver den frivillige kunne have lyst til, og hvor meget tid der er mulighed for at bruge. Det giver et bedre grundlag for at finde et godt match og få øje på de erfaringer, idéer og kompetencer, som den nye kommer med. 

Samtalen må gerne ende med en tydelig aftale om næste skridt – for eksempel en kop kaffe, en aktivitet, en konkret opgave eller et møde i en arbejdsgruppe. 

4. Følg op og skab tilknytning 

Den gode modtagelse slutter ikke efter den første aktivitet. Hvis kontakten stopper, kan det være svært for den nye selv at finde næste skridt. En kort besked efter den første samtale eller aktivitet kan derfor gøre en stor forskel. Det fjerde værktøj rummer anbefalinger om en opfølgning. At tage kontakt og spørge, hvordan det var at være med, og fortæl om en ny aktivitet eller opgave, der kunne være relevant. 

Opfølgningen giver også mulighed for at justere. Det første match er ikke nødvendigvis det rigtige, men en anden opgave eller arbejdsgruppe kan være en bedre vej ind. En pause behøver heller ikke være et farvel. En ny invitation efter nogle uger eller måneder kan gøre det lettere at vende tilbage. 

5. Brug de 12 anbefalinger til en god start 

Det femte værktøj samler 12 anbefalinger til den gode modtagelse. De handler blandt andet om at tage udgangspunkt i den nye frivilliges motivation, gøre det let at møde op, give en fast kontaktperson, tilbyde opgaver på forskellige niveauer og følge op. 

Anbefalingerne kan bruges som tjekliste af frivilligkoordinatoren eller som udgangspunkt for en drøftelse i bestyrelsen eller arbejdsgruppen. Hvad fungerer allerede godt? Hvor risikerer kontakten at gå i stå? Og hvilke få ændringer vil gøre det lettere for nye at komme ind? 

Det behøver ikke føre til en stor handleplan. Ofte er det nok at vælge to eller tre områder, som afdelingen vil arbejde videre med, fx hurtigere svar, en fast kontaktperson eller bedre opfølgning. 

En guide, der kan tilpasses den enkelte afdeling 

DNs afdelinger er forskellige. Nogle har mange arbejdsgrupper og et stort aktivitetsniveau. Andre har få aktive og løser primært enkelte sager eller arrangementer. Derfor understøtter værktøjer og anbefalinger ikke én fast model, der skal følges fra begyndelse til slutning. Værktøjerne kan bruges enkeltvis og tilpasses afdelingens størrelse, opgaver og ressourcer. 

En mindre afdeling kan begynde med at aftale, hvem der svarer på nye henvendelser, og finde tre aktiviteter eller opgaver, som nye kan inviteres til. En større afdeling kan bruge værktøjerne til at skabe en tydeligere overgang fra frivilligkoordinatoren til arbejdsgrupperne. 

Sparring i Frivilligkoordinatornetværket 

Det nye Frivilligkoordinatornetværk understøtter arbejdet med at tage imod og skabe tilknytning til nye frivillige. Netværket er åbent for alle, der arbejder med frivillighed i DN eller interesserer sig for området. Det gælder også tovholdere, bestyrelsesmedlemmer og andre, som hjælper nye frivillige godt i gang, selvom de ikke har titlen frivilligkoordinator. 

Gennem erfaringsudveksling, oplæg, kurser og online sparring kan deltagerne dele det, der virker, de kan få inspiration til konkrete udfordringer og være med til at udvikle arbejdet videre. Værktøjerne skal først og fremmest leve i praksis. Når afdelingerne afprøver dem, tilpasser dem og deler deres erfaringer, bliver det lettere at skabe gode veje ind i DN for endnu flere, der vil være med.