Arbejdsdeling

Her er fem gode råd fra DN's Organisationsudvalg til at få gang i den:

1. Skab gode sociale rammer
Alle aktive skal føle sig godt tilpas i DN, for det er jo frivilligt at deltage. De aktive skal have et godt socialt samvær med ligesindede. Det er en af bestyrelsesformandens vigtige lederopgaver at skabe gode rammer for det. Når de er til stede, bliver det meget lettere at tiltrække og fastholde aktive – dvs. nogen at dele arbejde med (!).

2. Opbyg faglige kompetencer
Opbyg systematisk de faglige kompetencer i afdelingsbestyrelsen og blandt andre aktive i afdelingen: Deltag i Naturens Universitet og DN's faglige netværk, brug Podio til sagsstyring, lav føl-ordninger for nye aktive, og rekruttér målrettet medlemmer med specifikke faglige kompetencer. Husk at "faglig" handler om andet end natur og miljø. Det kan også være f.eks. kommunikation og IT.

3. Delegér både ansvar og beslutningskompetence
Den største motivation til at påtage sig et stykke frivilligt arbejde er visheden for at have afgørende indflydelse på resultatet. Derfor lægger vedtægterne op til, at ansvar og beslutningskompetence følges ad. Husk det.

4. Hold effektive og inspirerende møder
Det effektive møde i en afdelingsbestyrelse handler om at træffe demokratiske beslutninger om store og vigtige ting, om at koordinere arbejdet, og om at blive inspireret. Endeløse orienteringer om afsluttede sager hører hjemme på afdelingens del af Podio.

5. Brug Podio
DN's intranet er først og fremmest skabt for at lette arbejdsdelingen. Med Podio er formanden ikke længere nåleøje for informationer om, f.eks. afgørelser fra myndighederne. De kommer "automatisk" direkte ind i Podio, hvor alle i bestyrelsen kan kommetere og se sagerne. Mange afdelinger bruger også Podio til at holde styr på møder og referater.

Om arbejdsgrupper

Arbejdsdeling kan fremmes gennem emnegrupper og lokalgrupper – eller gennem en kombination af de to modeller. Mere om det senere. Først noget generelt om at dele arbejdet ved hjælp af arbejdsgrupper:
En fordel ved arbejdsgrupper er, at det kan give bestyrelsen tid og overblik til at bruge ekstra krudt på den krævende opgave at få kommunikation og koordination i den nye store afdeling til at fungere. Andre vigtige fordele er, at det bliver sjovere at være aktiv og lettere at rekruttere nye aktive. Også naturen bliver vinder, for en afdeling med god arbejdsdeling kan simpelt hen skabe flere/bedre resultater.
Alle medlemmer af bestyrelsen behøver ikke nødvendigvis være medlem af en arbejdsgruppe. De kan også være individuelt ansvarlige for f.eks. rekruttering af nye aktive, hjemmeside, ture eller så meget andet.

Alle medlemmer af en arbejdsgruppe behøver heller ikke nødvendigvis være medlem af bestyrelsen. Arbejdsgrupperne kan være "oaser" for de medlemmer, som brænder for et bestemt emne eller et bestemt geografisk område, men ikke tænder på det almindelige bestyrelsesarbejde.

Men vil bestyrelsen arbejde systematisk med delegering af ansvar og kompetence, bør arbejdsgruppen indeholde mindst ét bestyrelsesmedlem, som passende kan være arbejdsgruppens "formand". Det hænger sammen med vedtægternes bestemmelser om, hvem der kan "tegne" afdelingen.

Formelle rammer for arbejdsdeling

Effektiv arbejdsdeling kræver delegering af beslutningskompetence. Derfor blev muligheden for arbejdsdeling betonet i de nye vedtægter, der blev vedtaget i juni 2006 som et led i DN’s interne kommunalreform. Der står i § 5, stk. 6:

1. Formanden tegner afdelingen over for myndigheder og andre eksterne parter. Næstformanden er formandens stedfortræder.
2. Bestyrelsen kan bemyndige et andet medlem af bestyrelsen til at tegne afdelingen i bestemte sagstyper.
3. Formanden kan i en konkret sag, bemyndige et andet medlem af bestyrelsen til at tegne afdelingen.

Begrebet "tegne afdelingen" betyder i DN-sammenhæng "træffe beslutning og meddele beslutningen til relevante eksterne parter, f.eks. kommunen." Bestyrelsen kan delegere beslutningskompetencen om bestemte emner eller bestemte sagstyper til bestemte bestyrelsesmedlemmer – som typisk kan være formænd for tilsvarende arbejdsgrupper. Og bestyrelsens formand kan delegere beslutningskompetencen til et andet medlem af bestyrelsen i en enkeltstående sag. Det kan måske handle om en særligt arbejdskrævende sag eller det kan handle om, at formanden har ferie på et tidspunkt, hvor man véd at en bestemt sag popper op.

Det er underforstået, at den tegningsberettigede i det daglige bruger sin tegningsret på baggrund af en fælles forståelse i bestyrelsen/arbejdsgruppen om de emner, der skal "tegnes". Hvis en tegningsberettiget viser diktatoriske tilbøjeligheder, er det en såre enkel sag for bestyrelsen at fratage vedkommende tegningsretten. Bestyrelsens bemyndigelse gælder nemlig kun så længe, bestyrelsen synes den skal gælde.

Den større betoning af tegningsretten i de nye vedtægter bunder som nævnt i et ønske om at fremme arbejdsdelingen. Men også i et ønske om at gøre foreningen mere handlekraftig. Nogle gange er det nemlig nødvendigt, at der træffes en hurtig beslutning, hvis DN skal have indflydelse. Og så duer det ikke, at formanden undlader at træffe en beslutning i misforstået angst for at udøve magt. Det kan selvfølgelig være en delikat balancegang – som er håndteret i afdelingsbestyrelsens forretningsorden § 1, stk. 2 og 3 sådan:

- Stk. 2. Bestyrelsen træffer sine beslutninger på møder, jævnfør §§ 4-9, eller efter forudgående elektroniske høringer, jævnfør § 10.

- Stk. 3. Hvis det er vigtigt for DN's indflydelse, at der træffes hurtig beslutning i en sag, træffer bestyrelsens formand beslutning alene, eller sammen med næstformanden eller sammen med de bestyrelsesmedlemmer, der arbejder med sagen. Formanden underretter efterfølgende og senest ved det følgende bestyrelsesmøde bestyrelsen om beslutningen.