Afdelingsmøder

Hold møder når I har brug for det
Hvis afdelingens møder er indholdsrige, er de ofte et effektivt middel i afdelingens arbejde. Men de er ikke en forudsætning for, at der kan træffes beslutninger, og ej heller for at de aktive kan være godt informeret.

Her er nogle gode råd om møder:

Mødeplan og deltagere
Aftal en mødeplan for et år ad gangen. Læg jeres kendte arbejdsopgaver hen over året ind i en foreløbig dagsorden for de enkelte møder - så mødeplanen også bliver en slags arbejdsplan.

Overvej nøje, HVEM der skal med til HVILKE møder. Hvis man er engageret i en arbejdsgruppe, der laver ture, er det ikke sikkert at man behøver at være med til et bestyrelsesmøde, der skal træffe beslutninger omkring lokale sager.

Det formelle
Sørg for at kommunikere mellem jeres møder, så mødetiden kan bruges til fremadrettede diskussioner og beslutninger, frem for bagudrettede orienteringer.

Overhold forretningsordenens bestemmelser om dagsordener - det skal fremgå, hvad der skal træffes beslutning om, og udsendelse skal ske senest tre hverdage før mødet.

- Skriv dagsordenen i Word-skabelonen "Dagsorden". Skriv et beslutningsreferat med udgangspunkt i dagsorden-dokumentet - gerne på selve mødet. Så kan det godkendes inden mødet slutter, og der spares tid og bureaukrati på godkendelsesproceduren.

Inviter gerne en oplægsholder eller sparringspartner til at starte jeres møder op og give jer ny inspiration.

Socialt
Hold en julefrokost eller et andet årligt arrangement, hvor det sociale er i centrum. Det bliver oven i købet helt eller delvist betalt af foreningen - se vejledningen om afdelingens økonomi. Julefrokosten – eller hvad det nu er – kan være et af årets højdepunkter - også for de mange aktive i arbejdsgrupperne. Her får man hygget og snakket på kryds og tværs. Det giver fællesskabsfølelse, ny inspiration og ny energi og lyst til arbejdet for naturen, miljøet og DN.